Comment paramétrer la sanction automatique d'un membre pour annulation tardive/absence ?

Benjamin Hurtado

22 avril 2025 14:06

Étape 1 : Accéder à la page de gestion des règles de réservation

Étape 2 : Automatiser la sanction pour annulation hors délai

Depuis une de vos règles, cliquez sur le petit crayon en début de ligne pour éditer ou cliquez sur créer une nouvelle règle.

Dirigez-vous ensuite sur : Paramétrage annulation

Paramètres généraux

Vous allez pouvoir autoriser le membre à annuler au-delà de ces délais, mais il pourra alors se retrouver sous le joug d'une sanction.

Pour ce faire, passez le paramètre "annulation" sur oui.

Cela fera apparaitre une prolongation de la configuration de la règle spécifiquement pour ce cas précis.

Définissez votre marge de tolérance aux annulations hors délais avant traitement manuel ou automatique.
Définissez le moment (en heure) à partir de laquelle l'annulation déclenchera une sanction.

Ce délai doit forcément être supérieur au délai d'annulation en ligne (Paramètre Annulation) si vous souhaitez que le membre puisse tout de même annuler, tout en recevant une sanction.

Par exemple : Vous autorisez une annulation jusqu'à 6h avant le début du créneau, mais précisez dans Paramétrage annulation que toute annulation faite à partir de 12h avant le début du créneau sera soumis à sanction.

Le logiciel vous empêchera de créer ce genre de règle non applicable.

Traitement automatique de l'annulation hors délais

Vous pouvez également choisir d'automatiser le traitement des annulations.

Attention cependant. Si plusieurs sanctions sont configurées, elles seront toutes appliquées automatiquement.

Sélectionnez alors "Automatiquement" dans la liste, puis choisissez la ou les sanctions à appliquer en cas d'annulation hors délais.

Règles multiples

Si vous avez paramétré des règles différentes selon les grilles horaires, ce sera alors celle concernée par la sanction qui s'appliquera

Par exemple :

Vous configurez une grille-horaire-30min avec une sanction de type décompte de la prestation, mais avez également une grille-horaire-60min avec une sanction de type blacklist.

Votre membre annule sur la grille-horaire-60, c'est cette annulation qui déclenchera la sanction et toutes les annulations (et absences si config) seront traitées automatiquement. Le client sera donc blacklisté.

Limite d'annulations non traitées avant blocage.

Cliquez sur l'engrenage pour paramétrer le nombre maximum d'annulations non traitées cumulées avant blocage automatique du membre.

Une fois votre configuration achevée, cliquez sur "Valider" pour terminer la création de votre règle de réservation/annulation.

Sanctionner également les absences

L'automatisation des sanctions pour annulation tardive peut également être utilisé pour le traitement des absences. Il faudra simplement que vous définissiez que les absences sont traitées comme les annulations au niveau du traitement des absences générées.

Gestion des absences : État des absences générées

Par défaut, une absence générée va être traitée automatiquement et aura donc le statut "OK". L'absence n'aura de ce fait aucune incidence si ce n'est purement statistique. Les membres ne seront jamais bloqués dans leurs réservations.

Si vous souhaitez modifier le comportement pas défaut, suivez la marche à suivre ci-dessous.

Une fois sur la page de configuration, trois choix s'offriront à vous. Ils sont détaillés ci-dessous.

Maintenir le traitement automatique de l'absence (par défaut) qui traite automatiquement l'absence et lui appose le statut "OK".
Traiter manuellement chaque absence (voir notre article ici)
Lier le fonctionnement du traitement des absences à celui des annulations (voir l'article ici)

Et côté membre ?

Au moment de la sanction, un mail sera automatiquement envoyé (il reprendra la configuration de l'image de marque).