Voyons ensemble comment traiter les annulations et les absences dans le cadre d'un traitement configuré en manuel dans le paramétrage.
Avant de commencer
Cet article vous montrera le cas d'un traitement manuel, d'une absence ou d'une annulation.
Il est possible d'automatiser la mise en place de sanction en cas d'annulations depuis les règles de réservation et d'annulation du club. Pour en savoir plus sur ce paramètre, cliquez ici.
De plus, vous pouvez faire en sorte que le traitement des absences soit lui aussi automatisé et qu'il reprenne le fonctionnement des annulations. Pour en savoir plus, cliquez ici.
| Pour savoir comment accéder aux absences/annulations, passez votre souris sur Manager, puis sur historiques et cliquez sur annulations. |
Traiter les annulations
Pour accéder au traitement de l'annulation, cliquez sur l'état de l'annulation ou de l'absence (OK, A traité, reporté, etc).
- Rappel des informations concernant l'annulation ou l'absence : date de réservation, du créneau, de l'annulation, de la ressource utilisée ("Terrain"), de l'activité ("Sport") ainsi que du nombre de membres concernés par l'annulation.
- Traitement rapide de l'annulation ou de l'absence.
- Traitement personnalisé de l'annulation ou de l'absence.
Traitement rapide de l'annulation ou de l'absence
Avant d'aller plus loin
Le mode de traitement rapide de l'annulation ne vous permettra pas de pointer une prestation. Si vous souhaitez pointer une prestation, vous devrez passer par "Traitements préconisés".
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Autoriser l'annulation/l'absence : Classe l'annulation/absence en "OK" sans pour autant qu'il y ait eu paiement. Vous considérez que cette annulation/absence ne mérite pas de sanction. Offrir l'annulation : Passe l'annulation/absence en statut "Offert". Vous considérez que cette annulation/absence mérite une sanction, mais vous l'offrez pour cette fois. |
Reporter le traitement : Sort l'annulation/absence du statut "À faire" pour le statut "reporté". Permet de lever la potentielle interdiction de réservation lié aux nombres de réservation ayant le statut "À traiter" sans pour autant prendre une décision immédiate. (pour en savoir plus sur ce paramètre, cliquez ici). Retour : Revenir à la liste des annulations sans prendre de décision. |
Traitements préconisés
C'est dans cette partie que vous allez pouvoir agir sur le traitement de l'annulation
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Déclasser : Permet de modifier la catégorie du membre. Black list: Interdiction de réservation jusqu'à la date sélectionnée. Pointer l'abonnement : Utilisation d'une prestation à sélectionner dans la liste des contrats possédés par le membre. Si cette action est utilisée dans le cadre d'une ANNULATION de réservation, la réservation initiale sera maintenue et le membre aura le statut ABSENT. C'est donc le seul moyen pour vous de décompter une prestation pour traiter l'annulation. |
Paiement par carte : Utilisation d'une carte prépayée que le membre possèderait pour solder le montant de l'annulation (Décompter). Commentaire : Commentaire qui apparaitra dans la liste des annulations et qui justifierait l'annulation. |
Annulation ou absence ?
Une absence maintient la réservation, qui sera donc décomptée/pointée sur la prestation du membre.
Une annulation supprime la réservation du membre et, si elle est réalisée dans le cadre des règles de réservation, n'entraîne pas de décompte/pointage.
Si vous annulez manuellement la réservation d'un membre, celui-ci se verra re-créditer du montant de sa réservation.
| Félicitations ! Vous savez maintenant comme visualiser et traiter les annulations de vos membres. |
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