Gérer une salle de sport, c’est bien plus que suivre un planning de cours ou encaisser des abonnements. C’est aussi jongler entre tâches administratives, relances, reporting, et gestion des imprévus… autant de missions chronophages qui détournent les équipes de ce qui compte vraiment : le service aux adhérents et le développement du club.
En moyenne, une salle passe près de 47% de son temps à traiter son administratif et des tâches automatisables. (source)
Avec Xplor Deciplus, ce chiffre peut être réduit drastiquement, libérant ainsi un temps précieux à réinvestir dans l’humain, la supervision, la formation et le développement de votre club.
💶Le temps c'est de l'argent... récupérez les deux
Et si vous arrétiez de courir après le temps ?
Avec Xplor Deciplus, chaque automatisation est pensée pour vous faire gagner en efficacité sans sacrifier la qualité.
Moins de clics, moins de stress, plus d’impact. Découvrez tout ce que vous pouvez déléguer à votre logiciel… pour mieux vous consacrer à vos adhérents et à la vie de votre club.
| Il n'est rien de plus exaspérant que de courir après des impayés. |
⏳ Finies les courses après les paiements oubliés
Les impayés peuvent vite devenir un casse-tête : entre les rappels, les explications et le temps perdu, ils grèvent votre énergie et votre trésorerie. Grâce à la fonction de régularisation automatique via le Wallet, Xplor Deciplus vous permet de recouvrer les sommes dues sans avoir à intervenir manuellement. Un vrai soulagement pour votre gestion quotidienne.
⚙️ Une activation simple et 100 % sécurisée
Pour activer cette fonctionnalité, vous devez disposez à minima du Pack Essentiel Xplor Deciplus, d’avoir la vente en ligne activée et un Wallet membre avec une carte bancaire renseignée.
🎉Bonne nouvelle : vous pouvez exiger l’enregistrement d’une carte bancaire pour tous les utilisateurs de votre application membre. Une sécurité en plus pour vous, une fluidité en plus pour eux.
L'activation ne sera alors qu'une formalité, un simple appel au service support et une configuration initale pour définir les codes de retours bancaires à prendre en compte pour la régularisation automatique, et le tour est joué.
💼 Une régularisation discrète et efficace
Dès qu’un impayé est détecté, le système peut automatiquement utiliser le moyen de paiement enregistré pour régler la dette en attente, quel que soit le mode de paiement initial. Plus besoin de contacter le membre, ni de surveiller les échéances à la main : tout est géré automatiquement, en toute transparence.
🛑 Mentionnez-le dans vos CGV
Pour activer cette fonctionnalité dans les règles, pensez à indiquer dans vos Conditions Générales de Vente que vous vous réservez le droit d’utiliser le moyen de paiement enregistré pour recouvrer toute somme due. Une précaution essentielle pour rester dans un cadre légal clair et protecteur.
Et si passer aux prélèvements automatiques devenait votre meilleure décision de l’année ?
💡 Moins d’oublis, plus de régularité
Proposer le prélèvement automatique à vos adhérents, c’est leur offrir une solution de paiement simple, fiable, et sans effort. Pour vous, c’est la garantie d’un encaissement régulier, sans avoir à déposer vos fichiers à la banque. Une fois le mandat SEPA signé, les paiements se font à date fixe, et vous gagnez en visibilité sur vos flux de trésorerie.
⚙️ Une gestion plus prévisible
Grâce à l’intégration de Gocardless dans Xplor Deciplus, vous automatisez ce processus en toute conformité. Les paiements se déclenchent sans intervention, ce qui vous permet de vous concentrer sur la gestion de votre club, et non sur les échéances de chacun. Fini les paiements oubliés, les retards et les erreurs manuelles.
📊 Une vision claire de votre activité
Avec des paiements planifiés, vous pouvez anticiper plus facilement vos recettes, suivre vos indicateurs financiers en temps réel et prendre de meilleures décisions. Vous n’êtes plus dans la réaction, mais dans la maîtrise.
👉 Pour mettre en place les prélèvements automatiques avec Gocardless, suivez le guide disponible ici.
Nous le savons, les PCA ne sont pas la donnée la plus exaltante à traiter.
Point vocabulaire
❓Mais c'est quoi les PCA ?
✅Les PCA représentent un bien ou un service facturé (entièrement réglé), mais non livré.
Ce règlement perçu d’avance concerne l’exercice suivant, c'est pourquoi les PCA sont inscrits dans le bilan comptable à la fin de l’exercice N.
Ces PCA diminuent alors le chiffre d’affaires de l’exercice en cours.
❓Pourquoi les indiquer sur l'année N ?
En fait, c'est une obligation comptable, dès lors que les PCA permettent de refléter la réalité des prestations et des ventes dont le service a eu lieu pendant l'exercice, on respecte alors le principe d'indépendance comptable des exercices.
Un petit exemple avec le cas d'un abonnement 12 mois facturé et réglé au début lors de l'année N :
Il est donc primordial de pouvoir les traiter et les fournir à votre comptable au bon moment.
Grâce à Xplor Deciplus, dîtes au revoir au stress de devoir se connecter et extraire ses PCA le jour de la fin de votre exercice.
Définissez simplement une date de fin d'exercice dans Manager > Paramètres club, et nous génèrerons automatiquement vos PCA.
Vous n'aurez plus qu'à les récupérer via votre historique d'export accessible via Manager > États analytiques > Produits constatés d'Avance.
Pour en apprendre plus sur les PCA, consultez notre article, disponible ici.
Et si les primes de vos coachs se calculaient toutes seules, sans feuilles Excel ni erreurs ?
🔄 Automatisez, valorisez, respirez : simplifiez la gestion des primes coachs
Gérer les primes de vos coachs ne devrait pas être une source de stress ou d’erreurs. Entre les heures de présence, les animations spécifiques, les cours qui s'annulent au dernier moment… chaque élément mérite d’être valorisé à sa juste mesure, mais cela demande du temps, de la rigueur, et souvent beaucoup de tableurs.
Grâce à Xplor Deciplus, vous pouvez dire adieu aux calculs manuels et à l’incertitude.
⚙️ Un paramétrage simple, des règles claires
La gestion automatisée du calcul des primes vous permet de configurer des règles personnalisées selon vos critères : Activité, coach concerné, montant à verser, etc.
Une fois définies, ces règles s’appliquent automatiquement à chaque coach concerné, selon les activités réellement effectuées. Vous restez maître du système, mais déléguez à la technologie la lourdeur du suivi. couplés à l'annulation automatique des créneaux, vous avez ici un système fiable et efficace.
📊 Ne perdez pas de vue les montants à verser
Accédez à un récapitulatif détaillé du montant des primes à verser à chaque coach. Toutes les informations sont centralisées, exportables en un clic, et prêtes à être utilisées par votre service comptable ou RH. Un vrai gain de temps, sans compromis sur la fiabilité.
🤝 Une reconnaissance facilitée, un climat apaisé
Valoriser le travail de vos coachs, c’est aussi cultiver la motivation, la fidélité et la performance. En automatisant ce processus, vous montrez à vos équipes que leur travail est reconnu et traité de manière professionnelle. Vous gagnez du temps, eux gagnent en confiance : tout le monde y gagne.
⏳ Des créneaux maintenus… pour rien ? C’est fini
|
Entre les coachs mobilisés, les salles réservées et le matériel préparé, chaque créneau annulé trop tard est une perte d’énergie et de ressources. Pourtant, quand personne ne s’y inscrit, il n’a aucune raison d’être maintenu. Grâce à l’annulation automatique de créneau, Xplor Deciplus vous permet de garder un planning propre et optimisé, sans avoir à surveiller chaque ligne manuellement. |
⚙️ Une règle simple pour un gain de temps immédiat
Vous définissez un seuil de participants minimum et une limite de temps (par exemple : moins de 3 inscrits, 2h avant le début du cours). Si ces conditions ne sont pas remplies, le créneau est annulé automatiquement et les membres sont prévenus. Fini les cours fantômes et les allers-retours pour rien !
📲 Une communication claire et automatisée
Les membres inscrits sont immédiatement informés par SMS, par e-mail ou notification push. L’annulation est propre, transparente, et vous ne perdez pas de temps à prévenir manuellement chaque participant. Vos équipes savent à quoi s’en tenir, et vos adhérents aussi.
📅 Un planning plus fluide, une image plus pro
Cette automatisation renforce la crédibilité de votre organisation : vos plannings sont dynamiques, réactifs et adaptés à la réalité des inscriptions. Vous réduisez les temps morts, optimisez vos ressources, et proposez une expérience plus fiable à vos membres.
👉 Pour mettre en place l’annulation automatique de créneaux, suivez le guide complet en cliquant ici.
💬 Automatisez l’engagement, cultivez la fidélité
Fidéliser coûte 5 fois moins cher que recruter.
Avec les bons automatismes, c’est encore plus rentable. Grâce à Xplor Deciplus, chaque interaction avec vos membres est optimisée pour maintenir l’engagement, prendre en compte les profils dormants et offrir une expérience continue. Moins d’efforts humains, plus de résultats concrets.
Pendant que vous gérez la salle, Marketing Automation travaille en coulisses.
🧠 Une communication intelligente, sans effort au quotidien
Entre les rappels de réservations, les communications à envoyer à l'inscription, à la première visite, les relances pour impayés ou encore le message d'avertissement de début de renouvellement d'engagement, la communication avec vos adhérents est essentielle… mais chronophage.
Avec Marketing Automation, vous pouvez enfin automatiser ces échanges tout en les personnalisant, pour rester proche de vos membres sans y passer vos journées.
Grâce aux deux parcours bien identifiés (Acceuil et Rétention), valorisez l'ensemble de la vie de votre client au seins de votre club et jalonnez son parcours par des communications ciblées et efficace.
🎯 Des scénarios prêts à l’emploi ou 100% personnalisables
Le bon message, au bon moment, à la bonne personne.
L’outil vous permet de créer des scénarios automatiques déclenchés selon les actions ou à certains moments de la vie de vos adhérents dans votre club : inscription, absence prolongée, fin d’abonnement, inscription à un cours, etc.
💬 Un canal, plusieurs formats
Email, SMS ou notification push sur le téléphone : c’est vous qui choisissez les canaux les plus adaptés à votre cible. Vous rédigez votre message une fois, et le logiciel se charge de l’envoyer automatiquement selon les règles définies.
Résultat : Une communication fluide, cohérente et toujours active, même quand vous êtes occupé ailleurs.
Disponibilité des mails et notifications push
👉 Inclus pour tous via les SMS (solde positif requis), Marketing Automation sera pleinement exploitable à partir du pack Optimal. Pour en savoir plus et découvrir des exemples concrets d’automatisations, consultez la documentation ici.
📊 Analysez, ajustez, progressez
Grâce au tableau de bord intégré, suivez les performances de vos campagnes en temps réel : taux d’ouverture, de clics, d’inscriptions… Vous savez ce qui fonctionne et ce qui peut être amélioré, sans avoir besoin d’outils externes.
Sanctionner automatiquement sans conflit, c’est possible (et ça change tout).
🕒 Trop d’absents de dernière minute ? Mettez des limites claires
Un cours affiché complet... et à peine rempli le jour J ? Pour de nombreuses salles, les annulations tardives ou absences injustifiées sont un véritable casse-tête. Elles pénalisent les autres adhérents, désorganisent votre planning et frustrent vos équipes. Grâce à la fonction de sanction automatique, Xplor Deciplus vous aide à instaurer un cadre clair et respecté — sans intervention manuelle.
⚙️ Des règles simples, paramétrables à votre image
Définissez en toute autonomie ce que vous considérez comme une annulation tardive (par exemple, moins de 2h avant le cours) et les sanctions qui en découlent : blocage temporaire des réservations via la mise sur blacklist ou décompte/pointage par exemple.
Une fois configurée, la règle s’applique automatiquement, et équitablement, à tous les membres.
Consultez notre article pour en savoir plus sur la mise en place de l'automatisation du traitement des annulations tardives.
📲 Une gestion fluide et transparente pour tous
Chaque membre concerné est informé automatiquement avec un message de votre choix. Vous évitez les explications répétitives à l’accueil et gagnez en autorité sans tension. Et bien sûr, vous restez maitre à bord. Si vous désirez inscrire un membre blacklisté sur un créneaux, vous pouvez le faire depuis votre planning directement, ou vous pouvez lever la blacklit depuis Manager > Blacklist.
Pour en savoir plus sur la black list, cliquez ici.
🔄 Pour un engagement plus responsable
Cette fonctionnalité incite naturellement vos membres à honorer leurs réservations ou à prévenir dans les temps, ce qui améliore l’occupation de vos cours, la satisfaction globale, et renforce le respect des règles du club. Moins de no-shows, plus de sérénité.
🧭 Ne perdez plus de vue vos anciens membres
Quand un adhérent cesse de fréquenter votre club, il ne disparaît pas pour autant de votre base… mais il peut très vite se perdre dans la masse. Grâce à l’automatisation du passage en ancien client, vous segmentez mieux vos bases de données et gagnez en clarté sur vos effectifs réels. Une bonne façon de garder votre base client propre, tout en ouvrant la porte à des relances ciblées.
⚙️ Une transition fluide et sans intervention manuelle
Configurez une règle simple dans Xplor Deciplus : par exemple, si un membre n’a plus d’abonnement actif depuis 30 jours, il passe automatiquement dans la catégorie “ancien client”. Plus besoin de faire le tri à la main : le système détecte, classe et archive selon vos paramètres. Résultat : des données à jour en permanence et une vision claire de vos actifs vs vos ex-membres.
🎯 Un levier précieux pour vos campagnes de reconquête
Mieux encore : cette automatisation permet de nourrir vos actions marketing. Vous pouvez facilement identifier et relancer les anciens membres via le module Marketing Automation, avec une offre ciblée ou un message de réactivation. Un ancien client bien identifié, c’est une opportunité en veille.
👉 Fonctionnalité accessible dans tous les packs. Pour activer le passage automatique en ancien client, suivez le guide en cliquant ici.
Et si chaque inscription en ligne enclenchait d’elle-même la première séance ?
🧲 Attirez plus, sans effort supplémentaire
La première impression compte — et dans le monde du fitness, la séance d’essai est souvent le déclic. Mais gérer ces essais manuellement, c’est long, fastidieux, et source d’oublis. Avec Xplor Deciplus, vous pouvez automatiser l’attribution d’une séance d’essai gratuite dès l’inscription en ligne. Plus de réactivité, moins de tâches manuelles, et une expérience fluide pour vos futurs adhérents.
⚙️ Un paramétrage unique, pour une activation automatique
Il vous suffit d’activer l’option dédiée dans la configuration de la prestation.
Dès qu’un prospect s’inscrit via l'application membre ou votre Espace Membre Web, la séance lui est automatiquement attribuée, sans que vous n’ayez à intervenir. C’est simple, rapide, et surtout, parfaitement intégré à votre processus digital.
📲 Une expérience moderne et engageante
Le nouveau membre reçoit directement sa séance d’essai dans son espace personnel ou sur l’application mobile. Il peut réserver et participer sans attente, avec une première impression 100% fluide. Vous, de votre côté, bénéficiez d’un flux d’entrée plus clair, plus organisé, et mieux qualifié.
🚀 Convertissez mieux, avec moins de friction
En facilitant le premier pas, vous augmentez vos chances de transformer un curieux en client fidèle. Une séance d’essai bien placée, au bon moment, et sans friction administrative : c’est le meilleur outil pour booster votre taux de conversion.
👉 Pour configurer la séance d’essai automatique, suivez ce guide pas à pas.
✅ Et si vous automatisiez pour mieux vous recentrer ?
Dans une salle de sport, chaque minute compte — pour vos équipes comme pour vos adhérents. Toutes les fonctionnalités d’automatisation proposées par Xplor Deciplus ont un objectif commun : vous faire gagner du temps, de la clarté et de la sérénité, afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui fait réellement la différence : la qualité de l’accueil, l’ambiance du club, et l’accompagnement humain.
Qu’il s’agisse de gérer les impayés, les réservations, les primes, la communication ou les séances d'essai, chaque automatisation mise en place allège votre quotidien sans jamais sacrifier le contrôle. Bien au contraire, il vous offre une vision plus fiable et réactive de votre activité.
Automatiser, ce n’est pas se déshumaniser. C’est se donner les moyens d’être plus disponible, plus efficace, plus professionnel.
Et si c’était ça, le vrai luxe d’une gestion moderne ?
 |
🔍 Cet article vous a aidé ? Partagez-le avec votre équipe et contactez le service support ou commercial pour mettre en place son contenu si vous ne disposez pas des fonctions requises sur votre logiciel. |
Commentaires
Vous devez vous connecter pour laisser un commentaire.