Vous souhaitez pouvoir définir qu'un créneau va s'annuler automatiquement s'il n'est pas assez rempli, avant qu'il ne commence ? Suivez ce tutoriel et vous saurez comment paramétrer l'annulation automatique des créneaux sur votre logiciel Xplor Deciplus.
Paramétrer l'activité
| Accédez à la liste de vos activités depuis Manager>Activités et Ressources>Définition des activités. |
Une fois sur l'activité dont vous souhaitez activer l'annulation automatique en tant que comportement par défaut, cliquez sur pour déployer la configuration ou cliquez sur
pour ajouter une nouvelle activité si besoin.
- Sélectionnez le nombre d'inscrits minimum en dessous duquel le créneau va s'annuler (les invités sont comptabilisés dans ce nombre).
- Définissez le délai minimum avant le déclenchement de l'annulation automatique (en minutes). Ce délai ne peut pas être inférieur à 60 minutes.
- Si vous le souhaitez, vous pouvez accompagner l'annulation automatique d'un message qui sera envoyé automatiquement aux personnes inscrites.
- Cliquez sur
pour finaliser la configuration.
Côté client
Au moment du déclenchement de l'annulation, votre membre recevra un mail comme celui-ci. (si aucun message d'annulation n'est précisé, le motif de l'annulation sera uniquement "Annulation Automatique").
Le membre recevra également une notification dans son application membre.
Règles d'annulations
S'il y a des règles d'annulation différentes entre celles indiquées pour l'annulation automatique au niveau de l'activité et celles configurées dans les règles d'annulations, cela peut entraîner un conflit de configuration.
Par exemple :
Situation A
Une activité est paramétrée pour s'annuler automatiquement 6h avant le début de créneau et mes règles d'annulations sont configurées sur une annulation permise jusqu'à 7h avant le créneau.
Mes membres ne pourront plus annuler entre 7h et 6h avant le créneau (car la règle d'annulation générale s'appliquera dès 7h avant). Si le seuil de présence n'est pas atteint, le créneau est automatiquement annulé.
Situation B
Une activité est paramétrée pour s'annuler automatiquement 12h avant le début du créneau. Mes règles d'annulation sont paramétrées pour permettre une annulation jusqu'à 6h avant le début du créneau.
Mon créneau sera automatiquement annulé 12h avant s'il n'a pas atteint le seuil de présence. Par contre, si le seuil est atteint, alors le créneau sera maintenu. Dans ce cas-là, le membre pourra toujours annuler, car la règle d'annulation standard s'appliquera (ici annulation possible jusqu'à 6h avant).
Si un grand nombre de membres annule, et même si le seuil de présence n'est plus atteint suite à ces annulations, l'annulation automatique ne se déclenchera pas. En effet, l'automatisation ne se déclenche qu'une seule fois, au délai paramétré dans l'activité (soit 12h dans l'exemple), vous obligeant alors à annuler manuellement le créneau.
Pensez donc à vérifier la concordance de vos paramétrages. Pour en savoir plus sur les règles d'annulation, cliquez ici.
L'ensemble des créneaux à venir, créés depuis le logiciel ou depuis Decicoach, et utilisant cette activité, seront dès lors paramétrés par défaut sur un mode d'annulation automatique qui reprendra votre paramétrage.
Activer/Désactiver l'annulation automatique d'un créneau
L'option d'activation/de désactivation de l'annulation automatique d'un créneau n'est accessible qu'une fois le créneau créé sur votre planning et uniquement s'il concerne l'activité paramétrée pour s'annuler automatiquement.
| Cliquez sur "Désactiver" pour supprimer l'annulation automatique pour ce créneau, puis sur "Mettre à jour" ou "Sauvegarder" pour prendre en compte votre modification. | Cliquez sur "Ré-activer" pour de nouveau annuler automatiquement le créneau, puis cliquez sur "Mettre à jour" ou "Sauvegarder" pour prendre en compte votre modification. |
Comportement en cas de copie du créneau
Le comportement du créneau (par défaut ou modifié), sera repris lors de la copie du créneau.
| Félicitations ! Vous savez maintenant comment configurer l'annulation automatique d'un créneau. |
Commentaires
Vous devez vous connecter pour laisser un commentaire.