FAQ Réservations

Quelle est la différence entre un cours et une réservation libre

Le cours est un créneau durant lequel les membres vont pouvoir s'inscrire pour profiter des conseils d'un coach autour d'une thématique déterminée.

La réservation libre peut-être considérée comme la réservation d'un équipement de votre club durant une période déterminée par le membre dans la limite de la configuration de vos ressources/activités. (réservation d'un court de tennis, d'un paddle, d'une salle). C'est pour cela que seule une réservation libre peut être transformée en session publique.

Cliquez ici pour en savoir plus sur le paramétrage des sessions publiques

Pourquoi mon client ne peut-il pas réserver / se connecter à son espace ?

Plusieurs paramètres sont à vérifier (règles du centre, catégorie de membre, etc)

Que signifie le message "vous avez atteint votre quota maximum de réservation" lorsqu'un membre tente de réserver depuis son Espace Membre ou son application ?

Cela signifie que le nombre maximum de réservations simultanées est atteint sur la configuration des catégories de membre. Pour modifier le nombre de réservations simultanées accessible par une catégorie de membre, allez sur "Manager" > "Catégorie de membres" puis modifiez la catégorie que vous souhaitez en cliquant sur le petit crayon en début de ligne et modifiez le paramètre "Nb. de réservations simultanées" qui, par défaut, est réglé sur 3.

Consultez notre article sur la gestion des catégories de membres en cliquant ici.

Consultez notre article sur les règles de réservations par catégories de membres en cliquant ici.

Notifications par mail, qu'est-ce que c'est ?

Les notifications par mail sont un paramètre permettant d’envoyer des notifications lors des réservations en ligne et/ou en salle. Vous pouvez personnaliser ce paramètre pour chacun de vos clients (activé/désactivé) : voir la fiche détaillée du membre en cliquant ici.

Ce paramètre est en lien direct avec le planning, en effet, la case “Notifier les modifications” en haut à droite lorsque vous cliquez sur un de vos créneaux, prend en compte ce qui est défini dans ce paramètre et envoi les notifications à ceux ayant autorisé les notifications et pour lesquels vous avez rentré des coordonnées valides.

Exemple : Si vous avez choisi “Notifications des réservations en ligne et en salle” et que lors d’une modification d’un créneau, vous laissez coché “Notifier les modifications”, les membres inscrits au créneau vont recevoir un mail leur informant des modifications qui ont eu lieu sur ce créneau.

Si vous avez choisi “Notifications des réservations en ligne et en salle + copie au club” et que lors d’une modification d’un créneau, vous laissez coché “Notifier les modifications”, les membres inscrits au créneau vont recevoir un mail leur informant des modifications qui ont eu lieu sur ce créneau + votre e-mail en copie cachée, vous recevrez donc tous les mails de notifications qui sont envoyés aux membres.

Si vous avez choisi “Pas de notification”, ni vous, ni les membres recevront de notifications, que la case “Notifier les modifications” soit cochée ou pas.

Attention

La notification par mail est un paramètre différent du module de Mailing. Les notifications sont des messages automatiques qui peuvent être vus par l’adhérent comme étant des messages indésirables s’ils sont trop présents. Attention à bien choisir le paramètre de notification selon votre utilisation et vos clients.

Pourquoi certains créneaux ne sont pas visibles sur l'espace de réservation en ligne ?

Vérifiez tout d’abord que les créneaux non visibles sur l’espace de réservation aient des activités qui soient placées en visibles dans Manager > Activités & Ressources > Visible “OUI”.

Vous faites de la réservation libre ET de la réservation de cours : Si vous avez une ressource dédiée à la réservation libre, allez dans “définition des ressources”, éditez l’état de la ressource en “Réservation en ligne = Réservation libre seulement”. Faites la même chose pour l’activité à laquelle elle est associée (pour visualiser l’activité associée à la ressource, éditer la ressource, “Activités associées”).

Si vous avez une ressource dédiée aux cours : Allez dans “définition des ressources”, éditez l’état de la ressource en “Réservation en ligne = Leçons seulement”. Faites la même chose pour l’activité à laquelle elle est associée (pour visualiser l’activité associée à la ressource, éditez la ressource, “Activités associées”).

Si vous avez une ressource qui propose la réservation libre ET la réservation de cours : éditez l’état de la ressource en “Réservation en ligne = Réservation libre + cours”.

Vous ne faites que de la réservation de cours : Vérifiez que les ressources et les activités soient en “Réservation en ligne = Cours seulement”.

Vous ne faites QUE de la réservation libre : Vérifiez que les ressources et les activités soient en “Réservation en ligne = Réservation libre seulement”.

Si après ces modifications, les créneaux de cours ne sont toujours pas visibles sur l’espace de réservation, aller dans Manager > Horaires par grille et vérifiez que les créneaux sont “Ouvert à la réservation = ouvert”.

Attention

La suppression ou la duplication de créneaux est une action importante pouvant induire des modifications profondes de votre planning voir provoquer des erreurs. Ne faîte cette action qu'en ultime recours. Dans le doute, contactez votre service technique Xplor Deciplus ou votre distributeur.

Comment fermer un cours à la réservation en ligne ?

Allez sur le cours et cliquez sur "Classer en séance effectuée".

Comment fermer un créneau à la réservation en ligne ?

• Manager > Horaires par grille
• Sélectionnez le jour et la grille horaire
• Éditez le créneau sélectionné
• Placez le paramètre "Ouvert à la réservation" sur "Oui : en salle uniquement”
• Cliquez sur "VALIDER"

Qu'est-ce que le décompte à la réservation ?

Le décompte à la réservation permet au club de gérer la réservation en ligne de manière automatique pour qu’un membre n’ayant pas de prestation valide ne puisse pas réserver. Seul un membre ayant une prestation valide et n’enfreignant pas les règles de réservations peut réserver un créneau (pour en savoir plus sur les règles de réservation, cliquez ici.)

Lorsqu’un membre réserve en ligne ou en salle, il est automatiquement décompté / pointé. La mise à jour du créneau décompte également les membres n’ayant pas été pointés / décomptés (décompte ou pointage double impossible – hormis manuellement ).

Au niveau du pointage, une réservation est une fréquentation dans le “futur”. Lors de l’arrivée en salle, l’adhérent devra badger de manière que sa réservation se “valide” (son pointage sera “état = terminé”). Dans le cas contraire, il sera noté en “absent” mais aura été décompté (son pointage restera “état = résa”).

Le décompte à la réservation créée des fréquentations dans le futur, permettant alors au club d’utiliser le pointage auto afin de savoir qui doit venir dans les jours qui viennent. Lorsque les séances sont classées en effectuées et payées, des fréquentations sont créées (Membres > Pointage auto). Dans le cours, dans le planning, [METTRE A JOUR] décomptera les cartes et pointera les abonnements des inscrits.

Je viens de passer au décompte à la réservation, qu'est-ce que ça change ?

Le passage au décompte à la réservation entraîne parfois des “oublis de décompte”.

Par exemple : Une personne ayant réservé 5 cours AVANT le décompte à la réservation, alors qu’elle a une carte de 3 séances, pourra encore réserver 3 cours, vu que ses 5 réservations n’ont pas encore été décomptées.

Une personne souhaitant réserver 5 cours APRÈS le décompte à la réservation, alors qu’elle n’a une carte que de 3 séances, ne pourra réserver QUE 3 cours, vu qu’elle n’a QUE 3 séances sur sa carte.

Vous devrez donc surveiller, le temps de quelques semaines (selon votre délai de réservation en ligne), que les décomptes soient bien réalisés ([METTRE A JOUR] les créneaux de cours pour que chaque adhérent soit décompté / pointé). Dans le cas où certains de vos cours fonctionnent par “crédits” ou “points”, veuillez nous contacter afin que nous puissions vous conseiller au mieux.

Comment le membre est informé lorsqu'il tente de réserver alors qu'il est sur liste noire (blacklisté)

Un message s'affichera au moment de sa réservation :

"Votre réservation est actuellement impossible. Merci de contacter votre centre."