FAQ Planning

Quelle est la différence entre une Réservation libre et un cours ?

Une réservation libre est un créneau horaire choisi par le membre. Un cours (individuel ou collectif) est un créneau proposé par le centre, où l’adhérent peut aller s’inscrire.

Par exemple :

• Pour des créneaux de tennis en réservation libre, les ressources seront chaque terrain de tennis. Les horaires sont paramétrés via la grille horaire. Le membre sélectionne le créneau qui lui convient et procède à la réservation de la plage horaire.
• Pour des créneaux de cours de Yoga, les ressources seront la « salle de cours, salle, etc. ». Les horaires disponibles sont définis via la grille horaire. Le manager va pouvoir créer des créneaux de cours sur le planning. Le membre pourra lors s'inscrire aux cours sur liste principale ou liste d'attente si la liste principale est pleine (en fonction des règles de liste d'attente définies).

Pour savoir comment créer une réservation, cliquez ici.

Comment encaisser et décompter les membres inscrits à un créneau ?

• Allez sur le créneau.
• Décomptez les membres > "Pointer abo" ou "Décompter carte" pour chaque membre.
• Tous les membres sont décomptés/pointés/ont payé. "abo pointé" ou "décompté 1 fois" apparaît alors.
• Classez en séance encaissée.

Si vous êtes en décompte à la réservation, les membres inscrits qui disposent d'une prestation en cours seront automatiquement pointés/décomptés. Si un ou plusieurs clients ont acheté leur prestation après leur réservation, cliquer sur "Mettre à jour" décomptera automatiquement les cartes et pointera les abonnements de ceux qui ne sont pas en règle.

Comment annuler ou supprimer un créneau ?

Pour annuler ou supprimer un créneau, allez sur le créneau dans le planning et cliquez sur "Supprimer ce cours" en bas de page.

Si les membres inscrits ont déjà été décomptés / pointés, l’annulation du créneau entraînera les effets suivants :

• Si le membre a été décompté d'une séance, la séance retirée lui sera re-créditée sur sa carte automatiquement.
• Si le membre a été pointé, le pointage sera supprimé.
• Si le membre a payé une séance unitaire, cela lui générera un avoir.

Si des inscriptions sont enregistrées sur le créneau que vous voulez supprimer, une boîte de dialogue s’ouvre et vous demande de confirmer la suppression du cours et l’annulation des réservations

Pourquoi les réservations passées apparaissent en rouge ?

C’est que vous n’avez pas mis vos réservations en “classer en séance effectuée / enregistrer la présence en salle” et en “séance encaissée / séance payée”.

Sans ces deux états validés (présence + paiement), les cours passés apparaîtront toujours en rouge.

Cela vous permet de vérifier si les règlements ont bien eu lieu et si les décomptes et pointages ont bien été effectués.

Pourquoi certains membres n'ont pas été décomptés/pointés ?

Vérifiez tout d’abord sur le créneau de cours si tous les membres inscrits sont en "abo. pointé" ou "décompté X fois".

Si ce n’est pas le cas, pointez leur abonnement et décomptez leurs cartes (manuellement [POINTER ABO] ou [DÉCOMPTER CARTE]).

Si "décompte à la réservation" est activé, cliquez sur "Mettre à jour".

Classez le cours en séance encaissée une fois que toutes les cartes ont été décomptées et que tous les abonnements ont été pointés.

Comment mettre les jours de fermeture du club dans le planning ?

Vérifiez que des créneaux de cours ne sont pas programmés sur cette période.

Si des cours ont lieu, supprimez-les (si des membres sont inscrits, n’oubliez pas de les contacter). Un email sera automatiquement envoyé aux membres disposant d'un email.

Allez dans Manager > Fermetures et jours fériés et rajoutez autant de jours fériés que vous avez de jours de fermeture.

Quel est le sens des différentes couleurs dans le planning ?

Dans PLANNING > colonne de gauche, vous trouverez un menu déroulant "Affichage par"

• Etat (par défaut) - Affiche la couleur de l'état du créneau. Voici les différentes couleurs utilisées :

• Activité – affiche la couleur de l'activité. Pour en savoir plus sur la création des activités, cliquez ici.
• Coach – affiche la couleur du coach du créneau, pour en savoir plus sur la gestion des utilisateurs, cliquez ici.

Les membres sur liste d'attente reçoivent-ils la notification concernant le programme du cours (notification push) ?

La notification n'est envoyée qu'aux membres inscrits en liste principale. Les membres sur liste d'attente ne recevront donc pas le programme du cours.