Que vous gériez une salle de sport, un studio de yoga ou un centre de remise en forme, vous vendez des prestations (abonnements, cartes, séances) et parfois des produits (textile, boissons, accessoires).
Voici lâessentiel Ă retenir pour devenir un pro de la facturation et tout comprendre de sa composition.
â Quelles ventes donnent lieu Ă une facture ?
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đ Une facture doit ĂȘtre Ă©mise pour chaque vente Ă un particulier ou Ă un professionnel.
Affichage dans le logiciel
Affichage limitĂ©Â
Lorsque vous allez vouloir consulter une facture depuis le logiciel (depuis la caisse, une fiche membre ou un historique de vente par exemple), vous n'aurez accĂšs qu'aux informations essentielles de celle-ci sous la forme d'un affichage limitĂ©/dĂ©gradĂ©.Â
Seul le document final sous forme de PDF, une fois celui-ci téléchargé et/ou envoyé, contiendra la facture avec l'ensemble des mentions légales obligatoires.
đ§Ÿ Les mentions obligatoiresÂ
Tous clients
La Norme NF525 oblige tout logiciel permettant d'émettre des factures de suivre un processus scrupuleux afin d'assurer la sécurisation et l'inviolabilité de l'ensemble des données liées aux factures.
Voici ce que chaque facture doit contenir :
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En complĂ©ment de ces informations essentielles, apparaissent automatiquement sur la facture :Â
- Le type : S'il s'agit de l'original ou d'un duplicata
- La signature unique de la facture : Permettant de retracer précisément celle-ci en cas de contrÎle des services compétents.
- L'identification du logiciel : Utilise en cas de contrĂŽle.
- Le type de la chose vendue (appelé prestation sur facture) : La chose vendue sur la facture est-elle un bien, un service ou un contenu mixte.
Bien, service ou mixte, signification et complétion.
| Bien | Un bien est une chose matérielle (serviette, bouteille, etc) |
| Service | Un service est une chose immatérielle (une prestation, le Xplor Pass) |
| Mixte | Le type mixte concerne par exemple un abonnement qui inclus Ă©galement une serviette dans son prix de vente. |
| Cartes-cadeaux |
Réservé aux cartes-cadeaux monétaires |
Ces donnĂ©es sont renseignĂ©es automatiquement par le logiciel dans diffĂ©rentes pages au moment de la crĂ©ation de votre club et ont les valeurs par dĂ©faut suivantes :Â
| Prestations | Service |
| Articles | Bien |
| Xplor Pass | Service |
| Vidéos | Service |
| Cartes-cadeaux monétaires | Carte cadeau |
| Cartes-cadeaux prestations | Valeur définie dans la prestation |
Il est possible de modifier la valeur par défaut pour une autre à tout moment avant la vente de la chose. Une fois la chose vendue, il n'est plus possible de modifier son type.
đĄ Cas particuliers
- Si vous ĂȘtes franchisĂ© en base de TVA, pensez Ă mentionner en pied de page : "TVA non applicable, article 293 B du CGI" et Ă sĂ©lectionner la TVA adĂ©quate lorsque vous configurez vos prestations et/ou articles.Â
đ Pour savoir comment ajouter et gĂ©rer vos TVA, cliquez ici.
- Si vous ĂȘtes membre d'un centre de gestion ou d'une association agrĂ©e, ajoutez la mention : "Membre d'une association agrĂ©Ă©e, le rĂšglement par chĂšque et par carte bancaire est acceptĂ©"
đ Ces mentions sont Ă renseigner dans les champs de texte "Pied de page 1" et "Pied de page 2" dans Manager > ParamĂštres Club.
Clients Professionnels
En plus de l'ensemble des informations ci-dessus, si votre client est professionnel (identitĂ© par un numĂ©ro de TVA renseignĂ© dans la fiche membre dĂ©taillĂ©e), seront automatiquement affichĂ©es les informations suivantes :Â
- Tout retard de paiement entraßnera l'application de pénalités calculées sur la base d'un taux égal à 10% par an, ainsi que le paiement d'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40⏠(article L441-10 du Code de commerce).
- N°TVA
- Identifiant client : XXXXXXX
âł Quand devez-vous Ă©mettre la facture ?
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Le jour mĂȘme de la vente ou du paiement
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En cas dâachat en ligne ou Ă distance, au moment de la confirmation de commande
đ» Facturation Ă©lectronique : câest pour bientĂŽt
DĂšs septembre 2026, toutes les salles devront pouvoir recevoir des factures Ă©lectroniques, et certaines devront aussi pouvoir en Ă©mettre (selon leur taille).
Ă partir de 2027, ce sera obligatoire pour tout le monde.
La bonne nouvelle ? C'est qu'avec la facturation Xplor Deciplus, vous ĂȘtes dĂ©jĂ prĂȘt pour l'avenir.
N'hésitez pas à passer au Pack Essentiel Xplor Deciplus pour ajouter à votre logiciel, en plus de la caisse, des promotions et des cartes-cadeaux, la signature numérique pour un outil 100% numérique.
â ïž Et si vous oubliez une mention ?
Une facture non conforme peut entraßner une amende fiscale de 15 ⏠par mention manquante, plafonnée à 25 % du montant de la facture.
Selon le Code général des impÎts (CGI, article 1737, I-3) :
« Le dĂ©faut de mention obligatoire sur une facture est puni d'une amende de 15 ⏠par omission ou inexactitude, sans que le total des amendes applicables Ă une mĂȘme facture puisse excĂ©der le quart (25 %) du montant qui y est ou aurait dĂ» y ĂȘtre mentionnĂ©. »
đïž Archivage des factures
Les factures doivent ĂȘtre conservĂ©es pendant 10 ans, sous format numĂ©rique ou papier.
En résumé
La facturation nâest pas une simple formalitĂ© : câest une obligation lĂ©gale, un gage de sĂ©rieux, et un moyen de garder une activitĂ© saine et traçable.
En respectant quelques rÚgles simples, vous sécurisez votre gestion⊠et vous évitez bien des tracas.
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FĂ©licitations ! Vous savez maintenant ce qu'il y a Ă savoir sur les obligations d'affichage sur vos factures. |
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