Cet article a pour objectif de vous apprendre à générer un fichier de prélèvement bancaire. En suivant ce pas à pas pour pouvoir fournir à votre banque les documents nécessaires aux prélèvements de vos membres. Nous pouvons automatiser ce processus si vous choisissez de mettre en place le prélèvement automatique avec Xplor Deciplus : consultez notre article consacré au prélèvement automatique en cliquant ici.
Avant de commencer
Avant de pouvoir mettre en place le prélèvement par fichier bancaire, il faut :
- Avoir pris contact avec votre banque qui vous donnera un accès vous permettant de déposer les fichiers de prélèvements.
- Avoir communiqué à votre banque une, deux, ou trois date(s) de prélèvement par mois.
- Avoir paramétré vos coordonnées bancaires, notamment l'ICS, dans les paramètres club dans votre logiciel Xplor Deciplus. Consultez notre article qui traite de l'ajout des informations bancaires du club en cliquant ici.
Point d'attention
Générez le fichier de prélèvement uniquement si vous avez reçu la confirmation que votre banque vous autorisait à le faire.
Ce pas à pas se déroulera en trois étapes :
Sommaire
Traitement des échéances
Accès
| Passez votre souris sur "Manager" puis cliquez sur "Encaissements". |
Critères de sélection
- Choisissez le mode de paiement : "Prélèvement"
- Choisissez ce que vous souhaitez afficher : "par échéance" vous affichera toutes les échéances d'une même date, "par période" affichera toutes les échéances d'une date à une autre que vous indiquerez dans le sélecteur de date.
Contrôle à réaliser
- Vérifiez que le mode de paiement indique bien
et une Référence Unique de Mandat (RUM). Si
ou
s'affiche, c'est que les coordonnées bancaires de votre membre ne sont pas validées ou incomplètes dans votre logiciel. Si vous voulez apprendre comment insérer les coordonnées bancaires de votre membre sur votre logiciel, cliquez ici.
- Vérifiez que vous avez bien fait signer votre mandat de prélèvement. Vous pouvez faire signer numériquement vos contrats si vous avez l'option activée. Pour en savoir plus sur la signature numérique, cliquez ici.
- Si un membre ne doit pas être prélevé pour diverses raisons (impayé décalé, mandat manquant, mauvais prix, etc) il faut le décocher.
Pour finaliser cette étape, cliquez sur :
Vérification des éléments pour la génération du fichier de prélèvement
- Vérifiez la date prévue des échéances
- Vérifiez que le libellé de l'opération (le nom qui apparaît sur le compte bancaire des clients) est le même que celui utilisé jusqu'à présent.
Si c'est votre premier envoi à la banque, vous pouvez lui demander confirmation du fait qu'elle va bien inscrire le libellé que vous aurez choisis. Une erreur engendrerait de l'incompréhension chez les adhérents et donc des demandes de remboursement potentielles.
L'encaissement des échéances va générer les ventes, les factures, et prolonger les abonnements si reconduction. - Vérifiez la dernière ligne : "Export SEPA (format bancaire)" : ELLE NE DOIT PAS S'AFFICHER EN ROUGE. Si c'était le cas, vous devriez corriger votre RIB de club dans "Manager"> "Paramètres Club". Pour en savoir plus sur l'ajout de vos cordonnées bancaires, cliquez ici.
Cliquez sur "Confirmer".
| Une demande de validation apparaitra alors ; Cliquez sur "Executer" pour finaliser l'opération. |
Aucun retour en arrière n'est possible après avoir cliqué sur "Executer"
Date de génération du fichier
Il y doit y avoir au moins dix (10) jours entre la date à laquelle vous générez votre fichier et la date de l'échéance.
Par exemple : La date de l'échéance (date de prélèvement) est le 15 du mois. Les fichiers de prélèvements doivent être générés et déposés sur le site web pro de la banque le 04 du mois maximum (Il faut compter de 10 à 15 jours ouvrés de validation des prélèvements pour la banque)
Chaque banque a un fonctionnement différent au niveau des délais, consultez la vôtre pour définir au mieux cette date.
Téléchargement du fichier pour l'envoi sur votre plateforme bancaire
Cliquez sur les deux boutons de couleur pour télécharger les fichiers correspondants :
SEPA FIRST ou SEPA RCUR.
Si c'est la première fois que vous effectuez des prélèvements par fichier bancaire dans votre logiciel Xplor Deciplus, vous aurez uniquement le bouton SEPA FIRST. Cliquez dessus pour télécharger le seul fichier à transmettre.
Le mois suivant, vous aurez deux fichiers à transmettre : SEPA FIRST pour les nouveaux membres et SEPA RCUR pour les membres prélevés le mois précédent.
Envoyer les fichiers SEPA FIRST et SEPA RCUR sur le site web de votre banque
- Demandez un accès pro à votre banque - normalement, cet accès est donné lors de la demande du numéro ICS. (étape obligatoire)
- Connectez-vous sur le site pro de votre banque.
- Déposez les fichiers SEPA FIRST et SEPA RCUR sur l'espace web pro de votre banque.
| Félicitations ! Vous savez maintenant comment générer et envoyer un fichier de prélèvement bancaire sur votre logiciel Xplor Deciplus. |
Commentaires
Vous devez vous connecter pour laisser un commentaire.