Votre logiciel intègre des outils de suivi comptable avancés. Certains vont se trouver dans les "historiques" mais la plupart vont se trouver dans les "États analytiques". Faisons ensemble le tour de ce que les "États analytiques" peuvent vous proposer.
Accès
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Passez votre souris sur "Manager" puis sur "États analytiques" Cliquez sur un des propositions pour accéder à la fonction de votre choix. |
États analytiques
Les états comptables vous permettent de visualiser votre Chiffre d’affaires (CA). En fonction de la période sélectionnée, vous retrouverez ce que vous avez vendu durant cette période.
Rappel
Si vous n’avez pas opté pour le module de caisse, le logiciel fonctionnera toujours en facturation à l’encaissement. C'est-à-dire qu’une facture sera créée lors de chaque encaissement.
Seul le module de caisse permet de créer des notes non soldées (notes provisoires). Autrement dit, il est possible de vendre un article ou une prestation sans l’encaisser immédiatement. Cela peut donc créer un décalage entre les ventes et les encaissements.
Concernant les paiements à échéances (les prélèvements ou les paiements en chèques en plusieurs fois), ils fonctionnent sur le principe de facturation à l’encaissement. Ainsi, ce n’est qu’en déclenchant le paiement que la facture sera créée.
- Une facture est créée à l’encaissement.
- Un encaissement génère une facture.
- Une échéance n’est pas une vente, c’est une programmation de vente / programmation d’encaissement. Le traitement de l’échéance génère la facture et l’encaissement associé.
Si vous avez programmé des échéances mais que vous ne les avez pas encaissées, votre chiffre d’affaires ne prendra pas compte des échéances non encaissées.
Vous pouvez exporter votre CA sur la période saisie avec les icônes d’export.
- Filtrez par site ou englobez tous les sites dans votre calcul (pour les multisites).
- Filtrez par date de début et de fin d'analyse ou utilisez la recherche juste en dessous de la sélection de date.
- Appuyez sur "Filtrer" pour prendre en compte votre paramétrage.
- Cliquez sur "XLS" pour générer et télécharger un fichier Excel que vous pourrez utiliser et transmettre si nécessaire.
Différences de totaux avec la caisse
Si vous avez le module de caisse, il est possible que le montant total des encaissements (tableau du haut) et le montant total des ventes (tableau du bas) ne soient pas identiques. Pour établir les différences, vous devez analyser l’historique des factures et notes, des ventes et des encaissements (manager > historiques). Cette situation est totalement normale si lors de vos ventes, vous n’encaissez pas immédiatement.
Les Produits constatés d'avance (PCA)
Les PCA sont les prestations de service encaissées, mais non réalisées à la date de clôture comptable.
Vous pouvez exporter vos produits constatés d’avance à partir de la date de clôture sélectionnée via les deux boutons d’export XLS ou HTM.
Un article très complet disponible ici vous présentera les PCA et la façon dont ils sont calculés sur votre logiciel.
Concernant les cartes prépayées
Les cartes prépayées ne peuvent être calculées qu’au jour J puisqu’une carte de 10 séances peut être utilisée sur 1 mois comme sur 12 mois. Les produits constatés d’avance doivent donc être exportés au jour J du calcul.
Échéances prévisionnelles
Les échéances prévisionnelles sont les sommes engagées par le client
Lors d’une vente à échéances multiples, un client achète un abonnement de 300€ sur 12 mois, il s’engage à payer 25 € / mois. Dans le cas d’un paiement immédiat de 25€, le montant restant a prélevé sera de 275€.
Vous retrouverez ainsi le cumul des échéances programmées à partir d’une date de calcul définie, il est aussi possible de les exporter grâce aux divers boutons d’exports HTM, XLS, Détails créances.
Vous pouvez exporter vos créances clients à partir de la date de calcul avec les icônes d’export.
Les deux icônes encadrées vous permettront d'exporter un document Excel.
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vous permettra d'exporter un document simplifié des échéances prévisionnelles sur la période observée.
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vous permettra d'exporter un document vous détaillant toutes les échéances prévisionnelles sur la période observée.
Concernant les échéances en reconduction
| Félicitations ! Vous en savez maintenant un peu plus sur la façon dont votre logiciel Xplor Deciplus vous aide à avoir une comptabilité saine. |
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