La signature numérique permet de faire signer les contrats de prestation ainsi que les échéanciers et les mandats de prélèvement de vos membres directement depuis votre poste sans avoir besoin de l’imprimer. Le document est sauvegardé dans votre logiciel Xplor Deciplus. Il peut être visualisé, imprimé et supprimé à tout moment depuis la fiche client.
Voyons ensemble comment la mettre en place.
Sommaire
Avant de commencer / Pré-requis
Cet article ne vous sera utile que si vous avez la fonctionnalité activée sur votre logiciel.
Pour ajouter cette option payante, merci de contacter votre commercial.
Vous devrez avoir créé le document et l'avoir associé à la prestation vendue avant de pouvoir le faire signer.
Pour savoir comment créer un document, consultez notre article en cliquant ici. Pour savoir comment associer un document à une prestation, cliquez ici.
Faire signer un contrat
Il est possible de faire signer un document au moment de la vente ou a posteriori depuis la fiche client.
Signature d'un contrat pendant la vente avec le module caisse
Durant la vente d'une prestation avec un document associé, celui-ci sera disponible via l'icône présent en bas à droite de votre interface.
- Le contrat est consultable sur la partie gauche de l'écran, n'hésitez pas à faire défiler l'écran pour le consulter dans son entièreté.
- Vous pouvez choisir d'inclure les échéances ou non, par défaut, les échéances sont incluses.
- Faites signer le contrat sur la droite de l'écran en utilisant votre souris. En cas d'erreur, cliquez sur "Effacer signature". Lorsque la signature est bonne, cliquez sur "Signer" pour la valider.
Une note apparaitra pour vous signaler que le document a bien été signé et qu'il est désormais associé à votre client.
Vous pourrez alors consulter le contrat ou envoyer le contrat signé par mail à votre client en cliquant sur "Envoyer par mail".
| Une note supplémentaire apparaitra alors pour vous indiquer que le contrat a bien été envoyé sur l'adresse email indiqué sur la fiche de votre membre. |
Ouvrir de nouveau la signature
| Pour rouvrir le module de signature, cliquez sur l'icône contrat, en bas à gauche de la caisse. |
Signature d'un contrat depuis la fiche client après la vente
Depuis la fiche membre, cliquez sur l'icône de document présent sur la prestation dont vous voulez ouvrir le document. Ici dans la section "Abonnements", "Pass annuel arts martiaux".
| Cliquez sur "Faire signer ce document" pour accéder à la signature numérique. |
| Faites signer votre client à l'aide de votre souris, puis cliquez sur "Sauvegarder". | Une fois votre signature sauvegardée, cliquez sur ''Valider" ou "Valider et envoyer par mail" pour finaliser la signature électronique. |
| Un message de confirmation s'affichera alors pour vous signaler que l'opération s'est bien déroulée. |
Faire signer un mandat de prélèvement
Lorsque vous avez renseigné les coordonnées bancaires de votre membre, vous pourrez également faire signer ou exporter le mandat de prélèvement.
| Sur la fiche membre, cliquez sur l'icône PDF pour accéder au mandat de prélèvement qui vous lie à votre membre. |
Document non disponible
Le mandat de prélèvement n'apparaitra que si vous avez renseigné l'IBAN sur la fiche membre. Si vous ne le voyez pas, c'est que vous ne l'avez pas bien enregistré dans votre logiciel. Si vous souhaitez savoir comment intégrer les coordonnées bancaires de vos membres, cliquez ici.
| Cliquez sur "Faire signer ce document" pour accéder au mandat de prélèvement. | Utilisez votre souris pour faire signer le client, puis cliquez sur "Sauvegarder". |
Faire signer un échéancier
Depuis la fiche membre, cliquez sur l'icône pour accéder à l'échéancier du membre.
Depuis la page des échéanciers, sélectionner la ou les prestations pour lesquelles vous voulez faire signer l'échéancier puis cliquez sur
| Cliquez sur "Faire signer ce document" | Utilisez votre souris pour faire signer le client, puis cliquez sur "Sauvegarder". | Une fois sauvegardée, cliquez sur ''Valider" ou "Valider et envoyer par mail" pour finaliser la signature électronique. |
Envoi par mail
L'adresse email utilisée est celle renseignée dans la fiche membre. Si aucune adresse n'est renseignée, le choix d'envoi par mail sera indisponible.
Accéder aux documents signés numériquement
| Pour accéder aux documents signés d'un membre, il faut vous rendre sur sa fiche et cliquer sur l'onglet "Document" dans le menu de gauche. |
- Cliquez sur le type de document que vous soulez visionner dans le menu de gauche puis sur le document sur lequel vous souhaitez agir.
- Vous pourrez envoyer le document par mail directement depuis cette page.
- Cliquez sur l'icône en forme d'œil sur la droite de votre écran pour consulter le document.
- Votre document signé s'ouvrira alors dans un nouvel onglet de votre navigateur.
Autorisation des pop-up
Si rien ne se passe lorsque vous cliquez sur , c'est que vous n'avez pas autorisé les pop-up. Cliquez sur la demande d'autorisation qui a dû apparaître sur votre navigateur au moment de clic sur l'icône et autorisez les pop-up pour le site.
| Félicitations ! Vous savez maintenant comment mettre en place la signature électronique et consulter les documents signés. |
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