Vous souhaitez proposer des créneaux nécessitant un placement précis (réservation d'un vélo en particulier pour un cours de biking par exemple) ? Voyons ensemble comment faire sur votre logiciel Xplor Deciplus.
Pré-requis
Pour activer la fonctionnalité, il faut que vous contactiez votre service technique Xplor Deciplus en ayant le module planning et l'espace de réservation activés.
Sommaire
Paramétrer un plan de salle (éditer, ajouter, supprimer)
Accès
| Passez votre souris sur "Manager" puis sur "Activités & Ressources" et cliquez sur "Définition des plans de salle". |
Page gestion des plans de salle
- Pour éditer un plan de salle déjà créé, cliquez sur le petit crayon en début de ligne.
- Pour copier un plan, cliquer sur l'icône avec les documents.
- Pour supprimer un plan, cliquez sur la petite corbeille en fin de ligne.
- Pour commencer la création d'un plan de salle, cliquer sur "Ajouter un plan".
Ajouter un plan de salle
Après avoir cliqué sur "Ajouter un plan", Nommez celui-ci et indiquez au logiciel sa taille en nombre de colonnes et de lignes, puis cliquez sur "Valider".
Taille du plan
Définissez le plus précisément possible les dimensions de votre plan. Bien que modifiable après sa création, modifier la taille du plan après création vous obligera à supprimer vos différents éléments pour les recréer.
Construire un plan de salle
Avant de commencer
Vous allez devoir placer sur votre grille la position des différents éléments de la salle : coach, places libres, places indisponibles (élément HS par exemple), éléments de la salle (porte d'accès, haut-parleur, ventilation, etc).
Fonctionnement général du plan
Un clic sur un élément de la légende entrainera la sélection de l'élément, un cercle rouge entourera l'élément sélectionné dans la légende.
Un clic sur la grille entraînera la création de l'élément sélectionné avec la possibilité immédiate de le nommer.
Cliquer sur une autre case du plan entrainera la création d'un autre item identique
Cliquer sur un item déjà créé entrainera sa suppression.
Cliquer en dehors du plan entraine la déselection de l'item en cours.
Ajouter le coach
Sur la droite, cliquez sur le rond noir situé à côté de "Coach" puis cliquez sur l'emplacement de la grille où se situe votre coach, dans l'exemple, j'ai mis les initiales du coach, il est davantage conseillé de mettre un "C" pour coach, vous avez la possibilité d'insérer jusqu'à 4 lettres maximum. Cliquez sur une zone blanche pour valider le positionnement.
Ajouter les emplacements des places
Sur la droite, cliquez sur le rond vert après "Place libre".
Cliquez ensuite sur le lieu où vous souhaitez placer la première place libre. Si vous souhaitez nommer chacune des places par une abréviation, vous pouvez le faire uniquement après le premier clic de placement.
Positionnez autant de place libre que nécessaire puis cliquez sur une zone blanche en dehors du plan pour valider votre positionnement.
Nommer les emplacements
Il est conseillé de nommer les emplacements en utilisant une nomenclature simple (type A1, A2, B1, B2, etc) afin de pouvoir retrouver plus simplement le positionnement des membres.
Si vous souhaitez n'utiliser que des chiffres, indiquez 01, 02, 03 au lieu de 1, 2, 3. L'ordre de votre liste sera alors respecté sur l'écran de sélection de place côté membre.
Changer une place de "Libre" à "Indisponible"
Commencez par cliquer dans la légende sur "Place indisponible" puis cliquez sur la place libre que vous souhaitez modifier pour la passer en indisponible avec la possibilité immédiate de la nommer (Par exemple HS).
Modification impossible
Une place réservée ne peut pas être modifiée.
Placer les éléments du décor
Commencez par cliquer dans la légende sur le rond à côté de "Élément du décor" puis sur l'emplacement où sera positionné l'élément.
Au clic, vous pourrez choisir entre différents éléments :
- Ventilation
- Accès
- Sortie de secours
- Point de sonorisation
- Podium
Cliquez sur "Mettre à jour" pour sauvegarder vos modifications tout en restant sur le plan, cliquez sur "Valider" pour sauvegarder et quitter l'édition du plan.
Création ou Modification d'un plan
Un plan peut être modifié ou supprimé seulement s'il n'est pas utilisé (non associé à des réservations de membres en cours ou d'inscriptions).
Si un membre est inscrit en même temps que la création d'un cours (je crée mon cours et j'inscris le membre au même moment), aucun plan ne pourra être sélectionné dans la réservation. Il faudra alors supprimer l'inscription du membre, sélectionner le plan choisi, mettre à jour la réservation puis réinscrire le membre.
Utiliser un plan de salle
Ajoutez vos différents plans lors de la création d'un créneau sur votre planning (module planning requis)
| Lors de la création d'un créneau ou après sa création, cliquez sur plan pour faire apparaître les différents plans que vous avez créés. |
Affecter une place à un membre lors de la réservation via le planning
| Cliquez sur la petite loupe pour afficher le plan de salle. |
| Les places bleues sont les places sur lesquelles il y a déjà une réservation, les vertes sont celles disponibles | Survolez la place pour voir le membre ayant réservé |
Cliquez sur une place verte pour lancer la recherche de membre
Recherchez votre membre en tapant les premières lettres de son nom pour procéder à son placement. Cela entraînera une réservation.
Via recherche de membre
La réservation placée est également accessible lorsque vous recherchez un membre à inscrire sur le créneau. Si un plan de salle est associé, il s'affichera afin que vous puissiez lui attribuer une place.
Réservation par le membre sur les Espaces Membres
Vos membres auront une vision équivalente lors de leur réservation via les Espaces Membres Web et Mobile.
Visionner les places réservées
Depuis le planning
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Survolez le créneau pour faire apparaître la liste des membres inscrits.
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Depuis le créneau
| Retrouvez les emplacements des membres directement sur leur inscription | Cliquez sur la petite loupe pour retrouver le plan de salle avec en bleu les places réservées et en vert les places disponibles. |
| Félicitations ! Vous savez maintenant comment mettre en place et utiliser les réservations placées (création et utilisation d'un plan de salle). Pour en apprendre davantage sur le planning (création de ressource, activité, etc), cliquez ici. |
Commentaires
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