Le bon paramétrage de votre planning est essentiel pour le bon fonctionnement de votre centre (module planning requis, se rapprocher du service commercial pour mise en place). Cette étape est gérée lors de la configuration initiale de votre logiciel, cependant vous pouvez toujours agir sur les différents éléments de configuration de votre planning une fois celui-ci créé. Voyons ensemble les différents paramétrages disponibles sur votre logiciel Xplor Deciplus.
Avant de commencer
Risques liés à une mauvaise configuration
La création ou modification de grilles de planning ou des horaires des grilles est destiné aux utilisateurs avancés et peut entraîner des complications importantes pouvant aller jusqu'à l'impossibilité de réserver un créneau. Contactez votre service support en cas de doute lors d'une création ou modification de votre planning.
Étape 1 : Ajouter une grille horaire
L'ajout d'une grille horaire est un travail long et fastidieux lorsqu'il est fait directement sur le logiciel. Contactez votre service support avec votre souhait de grille, nous créerons pour vous votre grille grâce à nos outils internes. Si vous désirez quand même créer votre grille directement sur votre logiciel Xplor Deciplus, vous pourrez néanmoins le faire en suivant le déroulé ci-dessous.
Accès
| Passez votre souris sur "Manager" puis sur "Activités et Ressource" et enfin sur "Grille planning". |
La page de gestion des grilles
- Sélection du site et recherche par nom
- Pour modifier une grille déjà créée, cliquez sur la grille.
- Dupliquez ou supprimez une grille
- Créez une grille
Ajouter ou modifier une grille
Cliquez sur "Créer une grille horaire" ou cliquez sur une grille existante pour faire apparaître la fenêtre de création d'une nouvelle grille.
- Nommez cette nouvelle grille
- Sélectionnez un site de rattachement
- Cette grille sera-t-elle la grille par défaut lors de la création d'une ressource ? Si vous souhaitez que cette grille soit votre nouvelle grille principale sur vos ressources déjà créées, vous devrez changer manuellement les grilles associées, ressource par ressource.
Étape 2 : Définir les horaires de la grille
Accès
| Passez votre souris sur "Manager" > ""Activité et Ressources" puis cliquez sur "Horaires par grille". |
La page des horaires par grille
Si vous avez créé une nouvelle grille, la page sera vierge de tous créneaux.
Utilisez les filtres pour vous positionner sur la journée, le site et la grille que vous souhaitez paramétrer puis cliquez sur "Ajouter un créneau" pour démarrer la création de votre grille.
Ouvert à la réservation : "Oui, en salle et en ligne" / "En salle uniquement (ce créneau n'apparaîtra pas en ligne)" / "Non, créneau fermé".
Cliquez sur "Valider" pour que votre créneau soit pris en compte.
Faites cela pour tous les créneaux que vous désirez sur votre grille pour chaque journée de la semaine, en gardant en tête de garder des durées identiques pour conserver un planning compréhensible.
Modifier un créneau
En cas d'erreur ou de modification de créneau, cliquez que le petit crayon en début de ligne. Vous pourrez alors basculer un créneau du statut "ouvert" à "fermé" ou inversement.
Pour qu'un créneau n'apparaisse pas dans votre planning (durant une fermeture méridienne par exemple), placer celui-ci en 'Non, créneau fermé". Il est important que les horaires soient continus et que les heures de début et de fin de chaque jour soient les mêmes afin de garder une cohérence sur l'ensemble de votre grille.
Aperçu d'une grille complète positionnée sur un dimanche ouvert uniquement le matin
Jours fériés
Si des cours sont programmés un jour de fermeture d'un club, supprimez d'abord les réservations de ce jour puis passez-le en "fermeture" dans "Manager" > "Fermetures et Jours fériés" > "Modifier les jours".
Pour en savoir plus sur la gestion des jours fériés, consultez notre article en cliquant ici.
| Félicitations ! Vous savez maintenant comment configurer les grilles horaires de votre planning. Pour toute question ou doutes, concernant une modification, contactez votre service support. Il ne vous restera alors qu'à associer cette grille à vos ressources et vos activités pour pouvoir commencer à planifier. Consultez nos articles consacrés aux ressources et activités en cliquant ici. |
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