Vous souhaitez apprendre comment créer un créneau sur votre planning ? Consultez cet article pour connaitre la façon de créer une réservation libre ou un cours sur votre planning avec votre logiciel Xplor Deciplus.
Pré-requis
- Le module "Planning" est requis pour pouvoir accéder à la création de créneaux
- Avoir des grilles horaires paramétrées
- Il faut avoir déjà créé des ressources et des activités pour pouvoir les positionner sur le planning
Avant de commencer
Que vous vouliez créer un cours ou une réservation libre, vous allez pouvoir choisir d'annuler automatiquement le créneau en cas de nombre d'inscrits insuffisant.
Le paramétrage de cette fonction est à faire au niveau de l'activité. Il est possible de désactiver cette possibilité créneau par créneau une fois celui-ci créé.
Retrouvez davantage d'information dans cet article dédié.
Créer un cours
Étape 1 : Accéder au planning
| Cliquez sur l'icône "Planning" situé dans la barre d'outil en haut de votre écran. |
Une fois sur le planning, vous allez pouvoir créer votre créneau.
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1. Accédez au planning. 2. En cas de multisite, sélectionnez le site pour lequel vous souhaitez planifier le créneau. 3. Selon votre configuration, un certain nombre de jours apparaitront sur votre planning (consultez notre article qui présente toutes les fonctions du planning en cliquant ici), pour chacun des jours vos différentes ressources apparaîtront (pour savoir comment ajouter une ressource, cliquez ici). |
4. Cliquez sur l'horaire sur lequel vous souhaitez positionner votre créneau 5. Pour être certain de cliquer sur la bonne ressource dans le planning, vous pouvez filtrer l'affichage par activité, ainsi lors du clic sur un horaire, vous pourrez à coup sûr avoir accès à la planification de l'activité souhaitée. |
Type de réservation par défaut
Vous pouvez paramétrer le type de réservation que vous proposera par défaut votre logiciel Xplor Deciplus (réservation libre ou cours), pour ce faire, allez dans "Manager" > "Paramètres Deciplus" > "Planning : type par défaut des réservations".
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1. Zone de paramétrage du cours 2. Bouton d'ajout de participant. Cliquez sur ce bouton pour lancer une recherche parmi vos membres afin de les ajouter directement au créneau. L'ajout d'un membre entraînera la création immédiate du créneau. |
3. Rappel du mode de créneau sur lequel la création a lieu et bouton pour passer d'un mode de création à l'autre (dans l'exemple, je suis en train de créer un cours et je passerai à la création d'une réservation libre si je clique sur le bouton "Réservation libre") 4. Cliquez sur mettre à jour pour valider la création du créneau tout en restant sur cette fenêtre. |
"Notifier les modifications" : Cocher cette case enverra des notifications concernant des modifications du créneau aux membres ayant autorisé les notifications sur leur fiche membre.
Création auto de créneau et décompte membre
Il est primordial d'avoir la bonne activité / durée du créneau afin de ne pas avoir un mauvais pointage. Si un changement est fait après la création du créneau (changement d'activité ou durée), le pointage initial du membre ne sera pas modifié. Vous devrez alors supprimer la réservation du membre et le réinscrire.
Bien remplir la zone de paramétrage du créneau
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Intitulé : Le nom qui apparaîtra sur votre planning, c'est en quelque sorte le titre de votre créneau. Horaires : L'horaire correspond à celui sélectionné au moment du clic sur votre planning. Vous pouvez sélectionner une durée avec des intervalles correspondant à votre configuration du planning. Animateur : Sélectionnez parmi vos utilisateurs identifiés avec le paramètre "Animation de cours : Oui" consultez notre article ici pour en savoir plus sur la configuration des utilisateurs. Ressource : Selon le paramétrage de vos ressources et activités, la ressource sera sélectionnée automatiquement. Nb places : Sélectionnez le nombre de places disponibles pour votre cours, la limite maximale est définie par le paramétrage de la ressource utilisée (pour en savoir plus sur le paramétrage des ressources, cliquez ici). |
Activité : Sélectionnez, parmi toutes les activités utilisant la ressource sélectionnée, celle qui sera proposée dans le cours. URL Livestream : Utilisez une plateforme de diffusion en direct (Zoom, Meet, Facebook, Youtube, etc) et partagez un lien de diffusion via ce champ. Vos membres inscrits recevront alors un lien pour suivre votre cours à distance. Programme : Le programme du créneau vous permet de transmettre à vos adhérents davantage de détails sur le contenu du créneau. Le programme sera visible dans la vue Créneau de l'application. Il est également possible de notifier les participants par Notification Push. Pratique pour indiquer le contenu de la session à vos adhérents, ou les informer d'un changement ponctuel. Envoyer par notification push : Envoyez votre programme aux membres inscrits à votre cours. |
Cliquez sur "Mettre à jour" ou "Sauvegarder" pour que votre paramétrage soit pris en compte.
Créer une réservation libre
Selon le paramètre défini un peu plus haut, vous aurez besoin de passer par la transformation du créneau cours en réservation libre ou vous ouvrirez directement la fenêtre de réservation libre à la création d'un créneau.
- Zone de saisie des paramètres du créneau
- Bouton d'ajout de membre qui ouvrira la recherche de membre. L'ajout d'un membre entraînera automatiquement la création du créneau.
- Zone pour repasser en création de cours + bouton "Passer en public" pour création d'une session publique. Pour en savoir plus sur la création d'une session publique depuis le planning, cliquez ici.
Création auto de créneau et décompte membre
Il est primordial d'avoir la bonne activité / durée du créneau afin de ne pas avoir un mauvais pointage. Si un changement est fait après la création du créneau (changement d'activité ou durée), le pointage initial du membre ne sera pas modifié. Vous devrez alors supprimer la réservation du membre et le réinscrire.
| Félicitations ! Vous savez maintenant comment créer un créneau sur le planning, qu'il s'agisse d'un cours ou d'une réservation libre. |
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