La notion de pointage est intimement liée aux règles de réservation. Un nombre de pointages va désigner le nombre de réservations possible sur une période donnée. Vous souhaitez ajouter des règles spécifiques de pointage ou de réservation (Fréquences, délai entre les réservations, etc) ou limiter le nombre de réservations sur une période ? Alors cet article est là pour répondre à vos questions en vous expliquant à quoi correspondent les différents réglages possibles.
Avant de commencer / Pré-requis
Le pointage automatique est nécessaire. Un pointage manuel ne prendra pas en compte les règles de cet article.
Dans cet article, vous allez pouvoir définir des règles qui affecteront l'ensemble de vos prestations, l'ensemble de vos activités, ou qui affecteront plus précisément l'une ou l'autre. La règle de priorité suivante s'appliquera :
Règle Activité > Règle Prestation
Sommaire
Accéder aux règles de pointage
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Règles sur le pointage par période
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Prestation : Choisissez une prestation à laquelle appliquer cette règle ou choisissez "Toutes" les prestations. Activité : Sélectionnez une activité à laquelle la règle va s'appliquer ou choisissez "Toutes" les activités. Cliquez sur plusieurs activités si vous souhaitez en sélectionner plusieurs. Cliquez une nouvelle fois sur une activité sélectionnée (en bleu) pour la désélectionner. Nb pointage : nombre de fois où le membre va pouvoir réserver. La valeur maximale possible est fixée à 150. |
Durée : Valeur maximale possible fixée à 150. Unité de la durée : Semaines calendaires, jours flottants, mois calendaires ou mois flottants, déterminez quelle sera la périodicité la plus adaptée à votre règle Par activité / Par prestation : Si vous ajoutez l'ensemble des prestations et des activités (dans les colonnes "Prestations" et "Activités"), déterminez en cochant la case correspondante si la limite sera fixée par les activités ou par les prestations. |
Durée Flottante / Calendaire
Une durée calendaire est une durée fixe. Par exemple, la semaine calendaire est basée du lundi au dimanche, le mois calendaire est basé sur un mois du 1er au 31 sans prendre en compte la date de début de la prestation.
Un client souscrivant à une prestation le 15 du mois et relevant d'une règle calendaire pourrait se sentir trompé, car il n'aurait pas accès à l'ensemble de ce pourquoi il a réglé (le premier mois uniquement) parce qu'aucun prorata ne sera fait automatiquement jusqu'au 31 du mois en cours. Vous pouvez cependant effectuer une remise calculée manuellement sur la première échéance afin de prendre en compte ce prorata.
À l'inverse, une durée flottante prend en compte la date de début de la prestation. Si un membre souscrit à une prestation le 15 du mois, la règle de pointage en mois flottant lui permettra de profiter de l'ensemble de ses prestations jusqu'au 15 du mois suivant.
Par activité / Par prestation
- Si vous cochez la case par activité, cela signifie que la restriction du nombre de pointages se fera par activité et ne doit-être cochée que si vous avez sélectionné "Toutes" dans le choix "activité".
- Admettons 1 réservation par semaine
- Si 2 activités sont associées à la prestation, le client pourra réserver 2 fois par semaine ; 1 réservation pour chacune des deux activités associées à la prestation.
- Si la case prestation est cochée, cela signifie que la restriction se fera sur la prestation en général et ne doit-être cochée que si vous avez sélectionné "Toutes" dans le choix "Prestation".
- Admettons 1 réservation par semaine
- Si 2 activités sont associées à la prestation, le client pourra pointer 1 fois par semaine ; 1 pointage au total à choisir entre les deux activités.
Exemple de paramétrage :
Vous souhaitez limiter un pass annuel à 1 passage par jour
- Choisir l'abonnement "Pass annuel"
- Choisir "Toutes" les activités : la restriction se fera sur le nombre de pointages et non sur l'activité
- Choisir "1" dans "Nb pointage" c'est 1 pointage par jour
- Choisir "1" dans "durée"
- choisir "jours flottants" c'est 1 pointage par jour
- Cette restriction s'applique sur la prestation en général donc je ne coche pas les cases.
- Je clique sur ajouter
Particularité de la semaine calendaire
La semaine calendaire doit obligatoirement être configurée sur une durée de 1, c’est à dire un nombre "X" de pointages par 1 semaine.
Si une règle est créée stipulant 1 pointage sur 4 semaines calendaires, le logiciel considèrera la règle pour 1 semaine calendaire seulement.
Une règle configurée à 4 pointages sur 4 semaines calendaires ne fonctionnera pas.
Règle des priorités
Lors de la configuration des règles, la priorité se fera sur la règle "la plus précise" c'est-à-dire :
- Si vous avez une règle qui s'applique à toutes les prestations pour toutes les activités, ce sera cette règle qui s'appliquera par défaut.
- Si vous avez une règle supplémentaire qui s'applique à toutes les prestations, mais à une activité en particulier(A), cette règle s'appliquera par défaut pour cette activité (en ignorant la première règle appliquée à toutes les activités)
- Si vous avez, en plus, une règle qui s'applique à la prestation P et à une activité A, cette règle s'appliquera par défaut pour cette activité A pour le client qui a la prestation P (en ignorant les deux premières règles pour l'activité A et la prestation P).
Si plusieurs règles précises sont créées, le logiciel vérifiera l'ensemble des règles au moment du pointage.
Règle sur le décompte de crédit par activité, prestation
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Prestation : Choisissez une prestation à laquelle appliquer cette règle ou choisissez "Toutes" les prestations. Possède presta : Indiquez une condition plus fine à l'application de votre décompte (par exemple, une personne qui possède une prestation P en plus de la prestation réglé paiera un taux différent qu'une personne possédant juste la Prestation de base). Tarification : Si vous avez mis en place une tarification spécifique (par exemple une tarification heure pleine/heure creuse), choisissez celle qui sera appliquée pour votre règle. Si vous souhaitez mettre en place ce genre de tarification, merci de vous rapprocher du service technique. |
Activité : Sélectionnez une activité à laquelle la règle va s'appliquer ou choisissez "Toutes" les activités. Crédits/Durée (min) : Définissez le nombre de crédits qui seront décomptés en fonction de la durée de la séance. Indiquez 5/60 signifie que 5 crédits seront décomptés de la carte toutes les 60 min. Multiplier pour la durée : Cocher la case signifie que si vous planifiez un cours durant 2h (120 min) votre logiciel ne décomptera pas 5 crédits, mais bien 10 crédits. |
Exemple de paramétrage
Dans cet exemple, j'ai créé une prestation appelée "Carte 10 crédits" (cliquez ici pour savoir comment créer une carte prépayée). pour l'exemple j'appellerai cette prestation "P1".
- Une personne ne possédant que la prestation "P1" sera décomptée de 2 crédits toutes les 60 minutes (deuxième ligne).
- J'ai créé une seconde règle plus précise indiquant que si une personne possède cette même "P1" mais possède également la prestation "Pass annuel Arts martiaux" alors, elle ne sera décomptée que de 1 crédit toutes les 60 min.
Relation prestation activité
Pour qu'une règle soit applicable, il faut que les deux prestations sélectionnées dans "Prestation" et "Possède presta" donnent accès aux mêmes activités.
Multiplier pour la durée
Le choix "Multiplier pour la durée" ne s'applique que si la durée est basée sur 60 min : 1/60 (1 crédit décompté par heure), 2/60 (2 crédits décomptés par heure), 20/60 (20 crédits décomptés par heure), etc.
Cas spécifique
Dans la situation d'un cas spécifique, le logiciel arrondira au chiffre inférieur. Par exemple, un décompte de 1.5/60 sera arrondi à 1 crédit décompté par heure.
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Félicitations ! Vous savez maintenant paramétrer les règles de pointages et de réservation de vos prestations et activités. Si jamais vous vous êtes trompé dans votre paramétrage, n'hésitez pas à supprimer une règle pour la recréer ensuite. |
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