Une session de caisse pourrait-être comparée à une caisse physique. La session de caisse a donc pour but de faire le lien entre la caisse réelle (que celle-ci soit une caisse NF ou une simple boite en carton) et votre logiciel.
Si vous ne gardez pas d'argent liquide sur place. Les sessions de caisse n'auront que peu d'intérêt pour vous et vous préférerez passer par "Manager" > "Encaissements" pour retrouver les encaissements effectués.
Pré-requis
Les sessions de caisse nécessitent que le module "Caisse" soit activé. Rapprochez-vous de votre distributeur ou du service commercial pour en savoir plus sur l'ajout du module "Caisse".
Étape 1 : Accéder aux sessions de caisse
| Passez votre souris sur "Caisse" puis cliquez sur "Session de caisse". |
Étape 2 : choix de la caisse
Une caisse est définie par différents paramètres :
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Paramètres |
Exemple |
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Étape 3 : Saisir les montants réellement présents dans la caisse
- Saisissez les montants réellement présents dans votre caisse à l'ouverture. (CB, chèque et espèces et autres)
- Vous pouvez utiliser l'aide à la saisie espèce pour vous aider à compter votre monnaie
Réinitialisation des montants
Le montant de CB se remet à zéro à la clôture de la caisse (car la somme de carte bancaire n’a pas besoin d’être validée). Le montant des Chèques ne se réinitialise pas puisque des chèques peuvent encore être dans la caisse réelle (en attente de dépôt).
Cliquez sur "Ouvrir avec le fond de caisse saisi" pour valider la saisie de votre fond de caisse.
Étape 4 : Contrôle des montants
Dans l'exemple ci-dessus, l'ouverture avec le fond de caisse saisi nous remonte une erreur, car les montants du dernier fond de caisse et celui que je tente d'ouvrir est différent (0€ d'espèce au dernier fond de caisse ; 559.2€ pour la session de caisse que je souhaite ouvrir).
Dans ce cas l'erreur est normale puisque c'est la première fois que je rentre un montant dans cette caisse. Parfois, il s'agit d'une erreur de quelques centimes ou euros. Ce sera alors à vous de recontrôler le fond de caisse saisi. Il pourrait s'agir également d'une vente non soldée par exemple.
S'il correspond à la réalité. Cliquez sur "Ouvrir et mettre à jour les soldes".
Si les fonds de caisse sont identiques, un message vous l'indiquera pareillement.
Clôturer une caisse
- Retournez sur la "Caisse pour réaliser un encaissement.
- Clôturez votre session de caisse.
- Changez de session de caisse.
- Notifiez les mouvements de caisse, par exemple une sortie de chèques et d'espèces pour dépôt à la banque.
Le reste de la page est composée de résumé et des détails sur vos ventes/notes saisies reliées à cette session de caisse.
Pour clôturer une caisse, cliquez sur "Clôturer la session"(2)
Vous serez alors invités à saisir votre fond de caisse réel comme lors de l'ouverture de la session.
Cliquez ensuite sur "Clôturer avec le fond de caisse saisi" pour clôturer votre caisse.
Un message vous avertira si une différence avec le fond de caisse calculé est détecté.
Aller plus loin
- Ces données saisies ne changent pas votre CA.
- Votre CA contient uniquement les encaissements réalisés à partir du logiciel.
- Cela vous permet de contrôler ce que vous avez dans votre caisse « physique » (argent disponible) et dans votre caisse « virtuelle » (ce que vous avez encaissé dans le logiciel).
- Dès que vous ouvrez une session caisse, les encaissements que vous faites depuis cette session changent votre fond de caisse. De cette manière, votre fond de caisse est toujours à jour et contient (si tous les encaissements physiques sont enregistrés dans le logiciel) votre fond de caisse réel.
Si par erreur, vous fermez le logiciel, ou que vous vous êtes déconnecté, cliquez de nouveau sur "Session de caisse" et cliquez sur "Reprise caisse".
Fermeture de session
Pensez à toujours fermer la session la caisse avant de vous déconnecter.
Si un utilisateur ne clôture par sa caisse, l'utilisateur suivant ne pourra pas créer une autre session puisque la précédente n'aura pas été clôturée.
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Félicitations ! Vous savez maintenant à quoi servent, et comment gérer les |
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