Tout savoir sur les PCA dans Xplor Deciplus !🔍

Xplor Deciplus vous permet de connaître le montant détaillé de vos produits constatés d'avance (PCA). Cet article vous explique où les trouver, comment les exporter ainsi que la méthode de calcul employée par votre logiciel pour vous les fournir. 

Avant de commencer

Point vocabulaire - Qu'est-ce qu'un PCA ?

Si vous passez par cet article sans avoir de notions de comptabilité, voici un petit rappel de la définition d'un produit constaté d'avance (même si votre comptable saura de quoi cela parle !).

Les PCA représentent un bien ou un service facturé (réglé), mais non livré. Ce règlement perçu d’avance concerne l’exercice suivant. C'est pourquoi, les PCA sont inscrits dans le bilan comptable à la fin de l’exercice N. 

Ces PCA diminuent alors le chiffre d’affaires de l’exercice en cours. Mais pourquoi les indiquer alors ? En fait, c'est une obligation comptable, dès lors que les PCA permettent de refléter la réalité des prestations et des ventes dont le service a eu lieu pendant l'exercice, on respecte alors le principe d'indépendance comptable des exercices.

Un petit exemple avec le cas d'un abonnement 12 mois facturé et réglé au début lors de l'année N :

Quand extraire vos PCA ?

Nous vous recommandons de toujours extraire vos PCA le dernier jour de votre exercice comptable. Par exemple, si vous souhaitez obtenir les PCA de votre exercice de 2022 qui se termine le 31 décembre 2022, rendez-vous le 31 décembre 2022 sur l'interface pour extraire vos PCA. 

Maintenant que nous avons brièvement rappelé ce que sont les PCA. Nous allons regarder comment ils se présentent dans votre logiciel Xplor Deciplus. Avant de commencer, sachez que les PCA concernent en général les abonnements, mais peuvent aussi concerner les cartes prépayées !

Définir une date de fin d'exercice

Pour définir votre date d'exercice, passez votre souris sur "Manager" puis cliquez sur "Paramètres club". Cliquez sur le petit crayon au début de la ligne du site dont vous souhaitez définir la date de fin d'exercice. Définissez dans les données du club votre date de fin d'exercice. Il n'est pas nécessaire de modifier tous les ans votre date d'exercice comptable, en effet, seul le jour et le mois sont pris en compte et sont ainsi reportés d'une année sur l'autre.

Définir une fin d'exercice permettra à votre logiciel Xplor Deciplus de générer vos PCA pour vous à la date de fin de votre exercice.

I - Où trouver vos PCA ?

Pour trouver vos PCA, connectez-vous à votre logiciel Xplor Deciplus, et rendez-vous dans Manager > États analytiques.

Puis dans la colonne de gauche, cliquez sur PCA.

Ici, nous avons accès aux PCA sur abonnements et dans un second onglet au PCA sur cartes.

Historiques des PCA

Cliquez sur "Historique" pour accéder aux historiques d'export de vos PCA. Cliquez sur les PCA que vous souhaitez visionner pour lancer le téléchargement du fichier sur votre ordinateur.

II - Comment exporter et lire les informations données par le tableau ?

La page des PCA vous donne une vue d'ensemble sur les PCA par prestations que nous pourrons ensuite exporter.

1) Sélectionner le site concerné (uniquement si votre environnement est multisite)

Avant tout export, il vous faudra sélectionner un site, par exemple Hypersport Lille.

2) Choisissez la date de calcul

Ici, sélectionnez la date à laquelle vous voulez calculer vos PCA.

Prenons l'exemple d'un exercice comptable ayant lieu du 1ᵉʳ janvier 2022 au 31 décembre 2022. Le bilan comptable aura pour date le 31 décembre 2022. Le 31 décembre 2022, nous nous rendons sur l'interface et nous indiquons cette date comme date de calcul dans le champ prévu à cet effet. 

3) Le tableau s'actualise au changement des indications du site et des dates de calcul

Voici une explication pour chacune des informations données dans les colonnes pour les PCA sur abonnements :

• Prestation > c'est le nom donné à l'offre que vous commercialisez à vos clients.
• N° comptable > si vous avez mis en place un plan comptable, le code comptable apparaîtra ici.
• Nb contrats actifs sur la période > c'est le nombre de contrats qui sont/ont été actifs sur la période de calcul. Même si un contrat est terminé pendant la période, il sera compté dans le calcul.
• Engagement restant (j.) : c'est l'engagement restant sur N+1
• Durée moy. d'engagement (j.) : pour l'ensemble des contrats pris en compte, c'est la moyenne de la durée d'engagement.
• PCA HT contrat : c'est le montant des PCA calculé selon la méthode de calcul "contrat'. 

Comment fonctionne la méthode de calcul selon les contrats ?

Le calcul des PCA HT contrat se base sur la valeur totale du contrat, peu importe ce qui a été réglé ou non.

Nous expliquerons plus en détail cette méthode de calcul dans la partie suivante de cet article.

• PCA HT facturé : c'est le montant des PCA calculé selon la méthode de calcul "facturé"

Comment fonctionne la méthode de calcul "facturé" ?

Le calcul des PCA HT facturé se base sur le montant "encaissé" du contrat.

Nous expliquerons plus en détail cette méthode de calcul dans la partie suivante de cet article.

• Nb de jours restants : ce sont les jours restants du contrat actif en N pour l'année N+1 qui serviront également de base au calcul des PCA. Attention : le nombre de jours restants facturés peut être différent de l'engagement restant.

4) Pour extraire le montant des PCA sous forme de fichier excel...

En haut à droite, cliquez sur Export puis Xlsx.

Le fichier se télécharge et apparaît en bas de votre écran. Vous pouvez cliquer dessus pour l'afficher sur votre logiciel de tableur.

Une fois ouvert avec Excel, le tableau apparaît de la façon suivante :

Le tableau des PCA pour les abonnements présente les colonnes suivantes : Prénom du titulaire du contrat, nom du titulaire du contrat, prestation associée, date de la vente qui a généré le contrat, date début engagement, date fin engagement, montant total contrat vendu HT, montant facturé HT, durée engagement total (en jours), durée engagement restant (en jours), Séances restantes en fonction de la date de calcul, PCA contrat HT, nombre de jours réellement facturés, nombre de jours restants réellement facturés, date fin engagement facturé, PCA facturé HT, identifiant prestation, identifiant adhérent, date résiliation prévue, numéro comptable et date du dernier renouvellement.

III - Comment sont calculés les PCA ?

Comme nous l'avons dit précédemment, il existe deux méthodes de calcul de vos PCA, qui seront tous les deux visibles dans le tableau. A vous et votre comptable de voir laquelle vous préférez.

Détails des éléments utilisés pour les calculs

• VTC (Valeur Totale Contrat HT)
• DC = Durée du contrat en jours : date de validité - date de début
• TJ = Taux journalier du contrat : VTC / DC
• NbJFN = Nb de jours facturés sur N : Montant facturé sur N / TJ
• NbJN1 = Nb de jours que couvre le contrat sur N : date de fin exercice comptable - date de début de contrat 
• PU = Prix unitaire d'une séance : VTC / Nb séances du contrat
• NbSR = Nombre de séances restantes : Nb séances contrat - Nb séances consommées (= nb de pointages jusqu'à la date de fin d'exercice comptable, si j'édite au 01/07 mais que mon exercice va jusqu'au 31/12 je prends donc tous les pointages passés et à venir jusqu'au 31/12)

Méthode A - Selon les factures

Cette méthode a pour objectif de calculer les PCA selon ce qui a été facturé (et réglé).

1) Pour les abonnements comptants 

NbJN1 x Taux journalier

2) Pour les abonnements à échéancier

(NbJFN - (DC - NbJN1) ) * TJ

3) Pour les cartes

(MFN / NbTSR) * NbSR

Méthode B - Selon les contrats (méthode historique)

Cette méthode a pour objectif de calculer les PCA selon la valeur totale du contrat.

1) Pour les abonnements comptants et à échéancier

(VTC * NbJN1) / DC

2) Pour les cartes

(VTC / NbTSR) * NbSR

Cet article sera actualisé avec les questions fréquentes que vous aurez sur le sujet des PCA. N'hésitez pas à nous en faire part.