Vous souhaitez paramétrer les délais durant lesquelles vos différentes catégories de membres peuvent voir, réserver, annuler leurs réservations et éventuellement prévoir des sanctions en cas d'abus ?
Votre logiciel Xplor Deciplus vous permet de paramétrer entièrement ces délais. Il peut exister autant de règle qu'il y a de doublon catégorie de membre / grille planning.
Voyons ensemble comment effectuer le paramétrage de vos règles de réservation/annulation afin de pouvoir les traiter soit manuellement, soit automatiquement.
Avant de commencer
Les règles de réservations sont à créer pour chaque couple de grille horaire/catégories de membres. Si vous souhaitez rajouter une grille horaire (pour savoir comment faire, cliquez ici), vous devrez configurer des règles de réservations pour celle-ci.
Étape 1 : Accéder à la page de gestion des règles de réservation
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Passez votre souris sur "Manager"puis cliquez sur "Règles du club". |
La page des règles du club
Cette page va résumer les différentes règles mises en place pour le fonctionnement de vos réservations. Lors de votre première utilisation du logiciel, trois règles sont déjà configurées, elles concernent les catégories de clients par défaut de votre logiciel Xplor Deciplus, à savoir : client, ancien client et prospect, et sont configurées pour un type de grille de planning.
- Cliquez sur le petit crayon en début de ligne pour modifier une règle existante.
- Cliquez sur la corbeille en fin de ligne pour supprimer une règle.
- Cliquez sur l'icône représentant des feuilles pour dupliquer une règle existante.
- Cliquez "Ajouter une nouvelle règle" pour commencer la saisie.
- Filtrez par grille de planning et/ou catégorie de membres pour de voir apparaître dans la liste que les règles que vous souhaitez consulter.
- Retrouvez l'ensemble des règles paramétrées dans votre logiciel.
Étape 2 : ajouter une nouvelle règle
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Catégorie de membre : Choisissez, parmi la liste, la catégorie de membres qui sera impactée par votre nouvelle règle. Pour savoir comment créer une catégorie de membre, cliquez ici. |
Grille : Choisissez, parmi la liste, la grille horaire qui sera impactée par votre nouvelle règle. Pour savoir comment créer une grille horaire, cliquez ici. |
⚠️Il peut y avoir autant de règle qu'il y a de couple Catégorie de membre/Grille.
Veillez donc à revenir à votre gestion des règles en cas de création de nouvelle grille horaire ou catégorie de membres.⚠️
📌Seuls les nombres entiers sont pris en compte dans les champs de texte suivant.
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Définissez le délai de visibilité des cours en ligne, en heures. Par exemple, si vous indiquez 720 dans le champ de texte, cela signifiera qu'une personne de la catégorie sélectionnée se connectant à vos Espaces Membres Web ou à l'application membre Xplor Active ne verra que les créneaux situés à moins de 720h de l'heure de sa consultation. (720h = 30 jours). Par défaut, ce paramètre sera automatiquement réglé sur 24h. |
Définissez la plage de réservation de votre créneau en heures. Par exemple, si le chiffre 2 est indiqué ici, cela signifie que les réservations seront possibles jusqu'à 2h avant le début du créneau. Indiquez 0 pour autoriser les réservations jusqu'au début du créneau. |
| Configurez un délai de rétractation en minutes lors d'une réservation. Cela peut être utile en cas d'erreur du membre sur une réservation (mauvais créneau, mauvaise activité, etc). |
Définissez le moment (en heure) à partir duquel il n'est plus possible d'annuler. Le membre devra se rapprocher directement du club s'il souhaite pouvoir annuler. Par défaut, le délai est fixé à 24h pour les clients et les prospects. |
Paramètres généraux
Vous allez pouvoir autoriser le membre à annuler au-delà de ces délais, mais il pourra alors se retrouver sous le joug d'une sanction.
Pour ce faire, passez le paramètre "annulation" sur oui.
Cela fera apparaitre une prolongation de la configuration de la règle spécifiquement pour ce cas précis.
- Définissez votre marge de tolérance aux annulations hors délais avant traitement manuel ou automatique.
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Définissez le moment (en heure) à partir de laquelle l'annulation déclenchera une sanction.
Ce délai doit forcément être supérieur au délai d'annulation en ligne (Paramètre Annulation) si vous souhaitez que le membre puisse tout de même annuler, tout en recevant une sanction.
Par exemple : Vous autorisez une annulation jusqu'à 6h avant le début du créneau, mais précisez dans Paramétrage annulation que toute annulation faite à partir de 12h avant le début du créneau sera soumis à sanction.
Le logiciel vous empêchera de créer ce genre de règle non applicable.
Traitement manuel de l'annulation hors délais
Une fois les annulations offertes épuisées, vous devrez choisir de gérer les annulations hors délais manuellement, au cas par cas, ou automatiquement. Si vous souhaitez garder la main sur le traitement, sélectionnez de les traiter manuellement.
Pour savoir comment traiter une annulation hors délais et appliquer des sanctions, cliquez ici.
Communiquez à vos équipes le type de sanction défini pour un taux d'annulation trop élevé. Du simple avertissement à l'interdiction de réserver pendant un laps de temps. À vous de définir ce que vous souhaitez afin que la personne qui traite l'annulation puisse l'appliquer.
Et définissez ce qui sera affiché au moment de l'annulation par les membres.
| Côté client, sur l'application et l'Espace Membre Web, le texte sera affiché au moment de l'annulation de réservation. |
Traitement automatique de l'annulation hors délais
Vous pouvez également choisir d'automatiser le traitement des annulations. Attention cependant. Si plusieurs sanctions sont configurées, elles seront toutes appliquées automatiquement.
Sélectionnez alors "Automatiquement" dans la liste, puis choisissez la ou les sanctions à appliquer en cas d'annulation hors délais.
Règles multiples
Si vous avez paramétré des règles différentes selon les grilles horaires, ce sera alors celle concernée par la sanction qui s'appliquera
Par exemple :
Vous configurez une grille-horaire-30min avec une sanction de type décompte de la prestation, mais avez également une grille-horaire-60min avec une sanction de type blacklist.
Votre membre annule sur la grille-horaire-60, c'est cette annulation qui déclenchera la sanction et toutes les annulations (et absences si config) seront traitées automatiquement. Le client sera donc blacklisté.
Limite d'annulations non traitées avant blocage.
Cliquez sur l'engrenage pour paramétrer le nombre maximum d'annulations non traitées cumulées avant blocage automatique du membre.
Une fois votre configuration achevée, cliquez sur "Valider" pour terminer la création de votre règle de réservation/annulation.
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Félicitations ! Votre règle de réservation est désormais active. Pour la modifier, cliquer sur le petit crayon en début de ligne. Si vous désirez en savoir plus sur la gestion des absences, consultez notre article qui y est consacré en cliquant ici. |
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