Vous souhaitez paramétrer les délais durant lesquelles vos différentes catégories de membres peuvent voir, réserver, annuler leurs réservations et éventuellement prévoir des sanctions en cas d'abus ?
Votre logiciel Xplor Deciplus vous permet de paramétrer entièrement ces délais. Il peut exister autant de règle qu'il y a de doublon catégorie de membre / grille planning.
Voyons ensemble comment effectuer le paramétrage de vos règles de réservation/annulation.
Étape 1 : Accéder à la page de gestion des règles de réservation
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Passez votre souris sur "Manager"puis cliquez sur "Règles du club". |
La page des règles du club
Cette page va résumer les différentes règles mises en place pour le fonctionnement de vos réservations. Lors de votre première utilisation du logiciel, trois règles sont déjà configurées, elles concernent les catégories de clients par défaut de votre logiciel Xplor Deciplus, à savoir : client, ancien client et prospect, et sont configurées pour un type de grille de planning.
- Cliquez sur le petit crayon en début de ligne pour modifier une règle existante.
- Cliquez sur la corbeille en fin de ligne pour supprimer une règle.
- Cliquez sur l'icône représentant des feuilles pour dupliquer une règle existante.
- Cliquez "Ajouter une nouvelle règle" pour commencer la saisie.
- Filtrez par grille de planning et/ou catégorie de membres pour de voir apparaître dans la liste que les règles que vous souhaitez consulter.
- Retrouvez l'ensemble des règles paramétrées dans votre logiciel.
Étape 2 : ajouter une nouvelle règle
La création d'une règle va débuter par le choix du duo "Catégorie de membre" / "Grille". Pour rappel, il peut y avoir autant de règle qu'il y a de couple "Catégorie de membre" / "Grille".
Les catégories de membres sont paramétrables via "Manager"> "catégories membres".
Les grilles de planning sont paramétrables par "Manager" > "Grilles planning".
Réservation possible à partir de : Définissez la visibilité des cours pour vos membres. Par défaut, réglée sur 720h pour les clients et prospect, cela signifie qu'un membre se connectant à vos Espaces Membres Web ou application ne verra que les créneaux situés à moins de 720h de l'heure de sa consultation. (720h = 30 jours)
Réservation possible jusqu'à : Définissez la plage de réservation de votre créneau en heure. Par exemple, si le chiffre 2 est indiqué ici, cela signifie que les réservations seront possibles jusqu'à 2h avant le début du créneau. Indiquez 0 pour autoriser les réservations jusqu'au début du créneau.
Seuls les nombres entiers sont autorisés.
Délai d'annulation en ligne : Le délai d'annulation en ligne définit le moment (en heure) à partir duquel l'annulation en ligne n'est plus autorisée. Le membre devra se rapprocher directement du club s'il souhaite pouvoir annuler. Par défaut, le délai est fixé à 24h pour les clients et les prospects.
Délai d'annulation immédiate : Le délai d'annulation immédiate définit le délai de rétractation en minutes lors d'une réservation. Cela peut être utile en cas d'erreur du membre sur une réservation (mauvais créneau, mauvaise activité, etc).
Délai d'annulation pour sanction : Le délai d'annulation pour sanction définit le moment (en heure) ou l'annulation déclenche une sanction. Ce délai doit forcément être supérieur au délai d'annulation en ligne si vous souhaitez que le membre puisse tout de même annuler, tout en recevant une sanction.
Nb sanctions non appliquées : Définissez votre marge de tolérance aux annulations de dernière minute avant application de sanction.
Sanction préconisée : Indiquez ici le type de sanction défini pour un taux d'absentéisme trop élevé. Du simple avertissement à l'interdiction de réserver pendant un laps de temps. À vous de définir ce que vous souhaitez.
Message affiché lors de l'annulation par les internautes : Définissez ce qui sera affiché au moment de l'annulation par les membres.
| Côté client, sur l'application et l'Espace Membre Web, le texte sera affiché au moment de l'annulation de réservation. |
Cliquez sur "Valider" pour terminer la création de votre règle de réservation/annulation.
Délai d'annulation pour sanction supérieur au délai d'annulation en ligne
Si le délai d’annulation pour sanction est supérieur au délai d’annulation en ligne, il devra y avoir une action manuelle de la part d’un utilisateur afin de débloquer le client (blocage au bout de 2 annulations non traitées) et de traiter les annulations à traiter.
Désactiver l'annulation pour sanction
Si vous ne souhaitez pas utiliser le délai d’annulation pour sanction, veuillez le mettre à 0 ou égal au délai d’annulation en ligne. Le client aura le choix d’annuler jusqu’au délai d’annulation. S’il souhaite annuler en dessous de ce délai d’annulation que vous avez établi, il devra vous contacter par mail ou téléphone afin que vous puissiez faire l’annulation depuis votre interface directement.
Délai d'annulation immédiate
Si vous souhaitez que le membre ait un délai après sa réservation pour se rétracter, alors configurez un délai d’annulation immédiat. Celui-ci est pratique dans le cas où un membre ne s’est pas désinscrit et a basculé en liste principale suite à un désistement. Il aura le délai d’annulation immédiate pour annuler son inscription. (réservation libre ou réservation de cours), qu’importe le délai d’annulation en ligne.
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Félicitations ! Votre règle de réservation est désormais active. Pour la modifier, cliquer sur le petit crayon en début de ligne. Si vous désirez en savoir plus sur la gestion des absences, consultez notre article qui y est consacré en cliquant ici. |
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