Comment traiter les annulations d'un membre ?

Voyons ensemble comment traiter les annulations d'un membre sur votre logiciel Xplor Deciplus

Avant de commencer

Pour savoir comment accéder aux absences/annulations, consultez notre article disponible ici.

Traiter les annulations

Pour accéder au traitement de l'annulation, cliquez sur l'état de l'annulation (OK, A traité, reporté, etc)

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1. Rappel des informations concernant l'annulation : date de réservation, du créneau, de l'annulation, de la ressource utilisée ("Terrain"), de l'activité ("Sport") ainsi que du nombre de membres concernés par l'annulation.
2. Traitement rapide de l'annulation
3. Traitement personnalisé de l'annulation

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Traitement rapide de l'annulation

Avant d'aller plus loin

Le mode de traitement rapide de l'annulation ne vous permettra pas de pointer une prestation. Si vous souhaitez pointer une prestation, vous devrez passez par "Traitements préconisés".

Autoriser l'annulation : Classe l'annulation en "OK" sans pour autant qu'il y ait eu paiement. Vous considérez que cette annulation ne mérite pas de sanction. Offrir l'annulation : Passe l'annulation en statut "Offert". Vous considérez que cette annulation mérite une sanction, mais vous l'offrez pour cette fois.

Reporter le traitement : Sort l'annulation du statut "À faire" pour le statut "reporté". Permet de lever la potentielle interdiction de réservation lié aux nombres de réservation ayant le statut "À traiter" sans pour autant prendre une décision immédiate. Retour : Revenir à la liste des annulations sans prendre de décision.

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Traitements préconisés

C'est dans cette partie que vous allez pouvoir agir sur le traitement de l'annulation

Déclasser : Permet de modifier la catégorie du membre. Black list: Interdiction de réservation jusqu'à la date sélectionnée. Pointer l'abonnement : Utilisation d'une prestation à sélectionner dans la liste des contrats possédés par le membre. Si cette action est utilisée dans le cadre d'une ANNULATION de réservation, la réservation initiale sera maintenue et le membre aura le statut ABSENT. C'est donc le seul moyen pour vous de décompter une prestation pour traiter l'annulation.

Paiement par carte: Utilisation d'une carte prépayée que le membre possèderait pour solder le montant de l'annulation (Décompter). Commentaire : Commentaire qui apparaitra dans la liste des annulations et qui justifierait l'annulation.

Annulation ou absence ?

Une absence maintient la réservation, qui sera donc décomptée/pointée sur la prestation du membre.

Une annulation supprime la réservation du membre et, si elle est réalisée dans le cadre des règles de réservation, n'entraîne pas de décompte/pointage.

Si vous annulez manuellement la réservation d'un membre, celui-ci se verra re-créditer du montant de sa réservation.

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Félicitations ! Vous savez maintenant comme visualiser et traiter les annulations de vos membres.

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