Cet article vous montrera comment modifier un contrat en cours, qu'il s'agisse des dates de début ou de fin de contrat, du nombre de séances pour les cartes prépayées ou de réaliser des encaissements libres.
Avant de commencer
Il est nécessaire que l'utilisateur souhaitant modifier les dates de validité d'un contrat dispose du droit suivant :
- Date de fin lors de la vente - Modification des dates de validité post-vente
Pour savoir comment ajouter/modifier les droits de chaque utilisateur, consultez notre article.
Accès et principe
La modification manuelle d'un contrat permet d'éditer les dates de validité du contrat. Pour y accéder, sélectionnez la prestation que vous souhaitez modifier puis cliquez sur consulter.
Si la prestation est de type carte prépayée, vous pourrez également modifier les séances restantes (ajout ou suppression).
Modifier un contrat actif
Modification des dates de début et de fin
Si vous souhaitez modifier les dates de validité sans prendre en compte la durée initiale, décochez la case "Conserver la durée à l'édition", vous pourrez alors changer la date de début et la date de fin de façon indépendante.
Vous pouvez préciser la raison de cette modification via le champ commentaire. Une facture sera éditée une fois vos modifications appliquées. Elle permettra de tracer cette modification.
Pour conserver une trace de l'origine de cette modification, utilisez le champ "commentaire". Ce commentaire apparaitra sur la facture qui sera éditée.
Encaisser / Décaisser via modifier
| Les encaissements ou décaissements sont débloqués seulement si la durée de la prestation est modifiée (Conserver la durée à l'édition décochée). |
Vous pouvez saisir le montant que vous souhaitez encaisser ou rembourser.
En cas de remboursement, notez le montant avec le signe "-" (cela permettra de réaliser un décaissement dans votre comptabilité), puis indiquez le montant et sélectionnez le moyen de paiement.
Modification de l'état du contrat
En fonction des modifications effectuées, l'état du contrat peut être amené à changer :
- Si votre date de début est dans le futur, le contrat basculera en Début différé.
- Si votre date de fin est dans le passé, l'état passera à Expiré.
- Sinon le contrat sera dans l'état Actif.
En cas de remboursement, veilliez à réellement rembourser votre client dans le mode de paiement sélectionné. Comme toute action monétaire dans votre logiciel, ce n'est que comptable.
Les détails de tous les changements seront visibles dans l'historique du contrat.
| Félicitations ! Vous savez maintenant comment modifier les dates, le nombre de séances ou réaliser des encaissements libres sur un contrat en cours. |
Commentaires
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